En almindelig overset endnu værdifuldt aspekt af en virksomhed er voice mail hilsen. Mindeværdige og professionelle optagelser har en positiv indvirkning. Gør hilsen passer til firmaet, mens du stadig tilføjer stil med en smule personlighed kastet i blandingen. De bedste udgående optagelser har den rigtige mængde smag uden at miste den professionelle berøring.
Grundlæggende Ingredienser
En virksomheds voice mail skal have flere ingredienser, der informerer. Indtast navnet på den person, hvis udvidelse blev opkaldt, firmaets navn og afdeling. Opfordrer opkalderen til at forlade en besked; ofte opdager hun ikke, at hun har nået talepost. Fortæl kunder, når de kan forvente en tilbagevenden og tilbyde en alternativ kontakt, hvis det er muligt. Tilføj virksomhedens hjemmeside eller email. Forlad kun en ekstra kontakt for korthed, advarer Christopher Null, skriver i PC World. Konstruer en hilsen kort og til-punktet.
No-Nos
Undgå at bruge en mobiltelefon til at optage hilsen. En jordlinje foretrækkes til hilsenoptagelsen. Lydkvaliteten er ikke lige så god på en mobiltelefon i forhold til en jordlinje. Professionelle hilsener må ikke lyde forstyrret eller knækket. Undgå standardhilsner. De lyder automatiseret, upersonlig og kold. Sørg for, at der ikke registreres baggrundslyd. En dårligt registreret telefonhilsen kan vende kunder og ledninger væk. Undgå "um" og "uhs." Forbered et script før optagelse, så det flyder let.
General Greeting
Den generelle hilsen bruges dagligt til daglige ubesvarede opkald, mens telefonen ikke er overvåget. Denne hilsen spilles generelt til folk, der ringer fra uden for virksomheden.
"Du har nået (firma), hvor (slogan). Dette er (navn), din vejledning til (afdeling). Desværre kan jeg ikke komme til telefonen lige nu, men giv mig en besked med dit navn og telefonnummer, og jeg vender dit op igen så hurtigt som muligt. Eller send mig en mail til (e-mail-adresse)."
Udenfor hilsen
Meddelelser uden for kontoret bruges, når en person bliver væk fra kontoret i et forudbestemt tidsrum. De fleste taleposttjenester tillader en hilsen at spille i et bestemt tidsrum, så ingen skal huske at slukke for hilsen uden for kontoret.
"Hej, dette er (navn) i (afdeling). Jeg er ude af kontoret indtil (dato). Jeg vil kontrollere mine stemme mails hele dagen, så vær venlig at give mig en besked, og jeg vender tilbage til dit opkald så hurtigt som muligt. Hvis du har brug for yderligere assistance, kan du kontakte (alternativ kontaktperson) på (telefonnummer), eller du kan besøge vores hjemmeside på (URL)."
