God kommunikation med virksomhedens leverandører er afgørende for at opretholde en velfungerende forsyningskæde. Når din virksomhed flytter, vil du sørge for at alle dine leverandører er underrettet og har tid til at opdatere kontakt- og forsendelsesoplysninger. Et brevskift er ikke vanskeligt at forberede, men du skal lave en smule planlægning. Undgå at forlade denne opgave indtil sidste øjeblik.
Kompilere en omfattende mailingliste over virksomhedens leverandører. Start med at lave listen mindst seks uger før den faktiske datoen for virksomhedsflytningen, så du kan sende postadressebeskrivelsen tidligt. Du skal muligvis sende mere end et bogstav i nogle tilfælde. For eksempel kan en leverandør have en ordre- og forsendelsesafdeling, der er adskilt fra sine fakturaer. Du vil skulle underrette begge.
Angiv ændringsadressen kun i brevets brev til sælgerne. Brug dit firma brevpapir eller læg din aktuelle adresse og kontaktoplysninger i hilsen eller lukningen af brevet efter dit sædvanlige forretningsbrev format.
Fortæl sælgerne, at din virksomhed flyttes i første afsnit i brevet og angiv datoen for ændringen. Den faktiske flytning kan tage flere dage, så angiv den nøjagtige dato, hvorpå korrespondance og forsendelser skal sendes til den nye adresse. Forklar hvorfor virksomheden bevæger sig. For eksempel fortæller leverandører, at virksomheden ekspanderer og har brug for en større facilitet lader dem vide, hvad der foregår på en måde, der skaber et godt indtryk. Hvis der vil være en periode, hvor operationerne lukkes, angiv de datoer, hvor virksomheden vil blive lukket.
Angiv den nye adresse i virksomheden i andet afsnit. Hvis postadressen vil være anderledes end gadenavnet, skal du også inkludere det. Giv andre kontaktoplysninger, der ændrer sig, f.eks. Telefonnumre. Send ændringsbrevet mindst tre uger før flytningen, så sælgerne har tid til at opdatere deres optegnelser. Til sidst skal du oplyse et telefonnummer eller en e-mail-adresse for leverandører, hvis du vil stille spørgsmål.
Tips
-
Opfølg dit brev med en e-mail, der anmoder om bekræftelse af, at ændringsbrevet blev modtaget og minde leverandører af den kommende flytning. Du kan også sende adresseændring på din hjemmeside og sociale mediesider også. Giv webadresserne på disse websteder i brevet og i e-mailen.
