Et teknisk forslag er en af de vigtigste opgaver inden for forretnings- eller teknisk skrivning. Et velskrevet forslag kan sikre din organisation en ny salgsklient, et større projekt eller tilskud til forskning eller andre aktiviteter. For mange organisationer er effektive tekniske forslag afgørende for deres fortsatte succes.
Elementer du skal bruge
-
Forespørgsel om forslag (RFP)
-
Ordbehandlingssoftware
Undersøg anmodningen om forslag, eller RFP, nøje. Mange organisationer sender RFP'er, når de ønsker forslag til et produkt eller en tjeneste. RFP'er indeholder retningslinjer for, hvad forslagene skal dække, samt hvornår og til hvem de skal indsendes. Et godt forslag bør ikke afvige fra retningslinjerne i RFP. Desværre kan nogle RFP'er være vage og tilbyder lidt vejledning. Dette er især problematisk, når du forsøger at udvikle omkostningsoverslag i dit forslag. Trin 4 vil tilbyde forslag til at klare vage eller uklare RFP'er.
Planlæg dit forslag, før du skriver det. Ofte kan du ikke vide mere om klienten eller finansieringskilden end hvad der er i RFP. Gør dit hjemmearbejde og lær hvad du kan om organisationen og dens beslutningstagere. Derefter bruge tid på at brainstormere om organisationens behov. Forslag, der viser ringe eller ingen forståelse for kundens behov, skyldes ofte, at man skriver for hurtigt uden at tage tid til at tænke over klienten.
Udkast dit forslag. Variabler som projektets størrelse og omfang samt den potentielle kunde, der modtager dit forslag, bestemmer længden og formatet. I nogle situationer er et kortere memo-lignende forslag passende. Andre situationer, som store projekter eller tilskudsmaterialer sendt til store organisationer, vil kræve længere forslag skrevet som en formel teknisk rapport.
Medtag i lighed med dit forslag en tidsplan for leverbare varer eller opgaver og et estimat af omkostninger. Følg specifikationerne i RFP. Hvis RFP er vag, er der en række måder, du kan håndtere med dette. Et forslag er at tilbyde din potentielle kunde et sæt muligheder, som man kan vælge. Et alternativ er at lave dine egne antagelser og angive dem i forslaget. For det tredje kan du kontakte den potentielle kunde og stille mange spørgsmål. Mange kunder vil sætte pris på dette, da det viser, at du er ligeglad med projektet.
Organiser forslaget på en sådan måde, at læsernes opmærksomhed tiltrækkes og fokuseres på de centrale punkter. Start med et abstrakt, der opsummerer dit forslag. Udvid detaljerne, herunder omkostninger, i hovedindholdet i forslaget. Slut med en konklusion, der understreger fordelene ved at vælge dit firma. Opbevar abstrakter, resuméer og konklusioner kortfattet og så fri for teknisk jargon som muligt, så de er tilgængelige for alle læsere uanset teknisk viden. Kød ud tekniske detaljer i forslagets krop.
Rediger og format dit forslag, sørg for, at det er fejlfrit, og at dokumentet er let at læse. Fremhæv, hvordan dit projekt vil tjene kundens behov. Overvej at forklare kvalifikationerne hos nøglepersonale til det projekt, du foreslår. Brug lister (enten med kuglepunkter eller tal) for at fremhæve vigtige punkter. Brug overskrifter og underpositioner til at opdele store tekstblokke.
Tips
-
Formater dit forslag med en "abstrakt, krop, konklusion" eller ABC, tilgang.
Etablere behovet for, hvad der foreslås.
Vær realistisk i dine omkostningsoverslag og tidsplan.
Fokusér opmærksomheden i konklusionen - dette er din chance for at gøre et varigt indtryk.
Sørg for, at omkostningsinformation er let at finde, da læsere vil lede efter det.
