I en perfekt erhvervsliv ville medarbejderne ikke have brug for et skriftligt ark "dos and don'ts" vedrørende dine forventninger til deres adfærd, arbejdsvaner og etik. Desværre er lovbøgerne fyldt med sager om medarbejdere, der har sagsøgt deres arbejdsgivere for uretmæssig opsigelse med den begrundelse, at de aldrig blev fortalt, at det var upassende at spille spil på computeren, sælge deres kontormøbler eller pilferforsyninger. Sådan skriver du politikerklæringer, der sikrer, at alle spiller efter de samme regler.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Ordbehandlingssoftware
Identificer et personaleproblem, der skal løses. Dette kan enten være et problem, der eksisterer (dvs. kodekrænkelser, fravær) eller et potentielt problem, der kan opstå ved en kommende fusion, nedskæring, outsourcing eller introduktion af et nyt produkt eller en tjeneste.
Saml et uformelt udvalg bestående af din HR person, en advokat og repræsentanter for gruppen, der vil blive direkte påvirket af den nye politik.
Forklar til gruppen hvorfor du føler, at en ny politik er nødvendig. For at bruge eksemplet på en kjolekode kan argumentet gøres, at medarbejderne skal projektere et professionelt billede af virksomheden for at tiltrække og fastholde kunder. Hvis kunder opfatter, at medarbejderne ikke har lagt noget tid eller tager sig af deres udseende, kan de spørge sig selv, om en sådan svaghed vil strække sig til håndteringen af deres forsikring eller salg af deres hus.
Bed om feedback fra udvalget om, hvordan problemet kan løses. For eksempel kan forslaget gøres, at mandlige medarbejdere må bære åbne skjorter, men at de altid skal have en frakke og slips til rådighed for møder med kunder. Andre ideer kan være at udpege en dag om ugen (dvs. "Casual Friday") for en afslappet kjolekode eller at tillade medarbejdere, der ikke har nogen kundekontakt at definere, hvilken type beklædning der bedst passer til deres arbejdsvilkår.
Gennemgå forslagene og vælg dem, der er mest anvendelige. Gå tilbage til udvalget med denne liste og inviter diskussion om (1) hvilken er det bedste kompromis og (2) hvordan politikken vil blive håndhævet.
Skitsere din politik. Åbningsopgørelsen bør forklare i klart og præcist sprog, hvorfor politikken er vigtig. Det andet afsnit skal angive, hvad den nye politik er, hvem den påvirker, og hvilken dato den træder i kraft. Hvis der er flere komponenter i politikken (dvs. en liste over beklædning, der ikke længere er acceptabel), skal du bruge punktposter, så disse vil skille sig ud. Den tredje del af politikken skal forklare, hvordan politikken håndhæves og konsekvenserne for at overtræde den.
Gennemgå udkastet til din politikerklæring med din HR person og advokat for at sikre at alle baser er dækket, og at sproget er let at forstå.
Bestem, hvordan den nye politikerklæring skal formidles til medarbejderne. Det mest populære format er et kontormemo distribueret via regelmæssige kanaler. Desværre kan denne tilgang lade dig åbne for en medarbejder, der insisterer på at hun eller han heller aldrig så det eller at den blev smidt ud ved et uheld. For at løse dette scenario vil du muligvis inkludere en signaturlinje for hver medarbejder under erklæringen "Jeg anerkender modtagelse og forståelse af denne politik." Fordel to kopier. Bed dem om at underskrive og returnere en af dem og holde den anden på filen eller i deres medarbejderhåndbog.
Tips
-
Konsekvenserne af at overtræde en virksomhedspolitik skal være i overensstemmelse med graden af sværhedsgrad. For mindre overtrædelser kan dette være noget så simpelt som et reprimandbrev, der er placeret i medarbejderens personaledat, en dock i løn eller tilbagetrækning af et privilegium. For handlinger, der er mere alvorlige som stofmisbrug, tyveri eller kompromis med virksomhedens integritet, vil resultatet være opsigelse og i nogle tilfælde indgivelse af kriminelle afgifter.
