Med så mange politiske erklæringer, som der er organisationer, der skal gøre dem, præciserer disse udtalelser hensigten, beskriver de midler, hvorpå et selskab administrerer politikken og definerer detaljerne herom. Politiske udsagn tjener til at beskytte en organisation mod misforståelser, der kan føre til uautoriseret adfærd eller retssager. Hver politikerklæring skal indeholde dens formål, terminologibegreber, selve erklæringen og trinene til at gennemføre den.
Politisk formål
Den første del af en politikerklæring angiver dens formål. En organisation kan have mange politiske udsagn. For eksempel i menneskelige ressourcer kan en politikerklæring dække virksomhedens holdning til passende kjole, fordi firmaet ønsker at projektere et bestemt billede til sine kunder. En anden HR-politisk erklæring kan nævne virksomhedens medarbejderes rejsepolitik. Det kan indeholde, hvad virksomheden betaler for, og hvad det ikke gør. I samme firma kan en marketingafdeling politisk redegørelse beskrive virksomhedspolitik om bestilling af grafik og fotografi.
Terminologi defineret
Den anden del af en politikerklæring indeholder definitionerne af nøgleord eller fortolkninger af terminologi i politikken. Herefter kan politikken indeholde en liste over de personer, politikken gælder for, den person i virksomheden, som har ansvaret for at overvåge overholdelse af politikken og hvordan og til hvem appeller kan rettes i tilfælde af uoverensstemmelser. Med interne virksomhedspolitikker finder du ofte procedurerne eller trinene til administration af politikken efter politikens tredje del.
Politikerklæringen
Tredje del af en politikerklæring beskriver hele politikken, hvordan virksomheden anvender den, hvem eller hvad der er fritaget for bestemmelserne i policyoversigten, måden, hvorpå misforståelser og overtrædelser skal afhjælpes, og hvor længe politikken forbliver i effekt. Ved at bruge politikerklæringer i en medarbejderhåndbog kan et firma for eksempel undgå forvirring blandt medarbejderne ved klart at redegøre for, hvad der forventes af medarbejdere i bestemte situationer.
Politiske funktioner
Politiske udsagn fungerer også som portvagter. Hvis en person ønsker at male sit kontor orange, for eksempel giver en politikerklæring, der definerer firmaets logo farver som standard office farver, sin overordnede mulighed for at undgå en uhyggelig konfrontation ved blot at aflevere en kopi af politikerklæringen, der definerer dette. Klare politiske udsagn kan mindske risikoen for konflikt og fjerne muligheden for uretfærdig selektiv anvendelse af regler.
Politiske procedurer
Ud over firmaets medarbejderhåndbøger kan de enkelte afdelinger have deres egne politikerklæringer, der afspejler overholdelse af regler eller lovkrav. I regnskabsafdelinger for selskaber, der sælger aktier, skal regnskabsafdelingen overholde de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som regeringen har fastlagt, når de udarbejder årsregnskaber til offentlig revision. En måde at sikre, at regnskabspersonale følger disse regler og love er et sæt politiske erklæringer, der viser, hvordan afdelingen overholder disse regler.
