Når det kommer til et kompliceret stykke maskiner, såsom en bil, sker der fejl. Men som kunde fortjener du at få fejlene rettet. Skriv et klagebrev som en formel måde at løse en konflikt med bil reparationsfirmaet på. Du behøver ikke at være følelsesmæssig eller dramatisk for at få de resultater, du fortjener. Fokus på at holde et venligt forhold til virksomheden ved at være objektiv og retfærdig, når du søger et middel.
Adress brevet til den rigtige person. Start med butikschefen for det sted, du besøgte. Hvis du ikke modtager et middel fra butikschefen, skal du kigge efter en regional manager. Du kan finde virksomhedens organisationsstruktur ved at gå til sin hjemmeside eller ved at ringe til hovedkontoret og anmode om kontaktoplysninger fra lederen.
Start dit brev ved at angive tidslinjen for begivenhederne. På en detaljeret måde forklare hvad der skete, hvornår det skete, og hvem du talte til. For eksempel: "Fredag den 30. juni besøgte jeg placeringen på 123 Maple Street. Efter at have talt med salgsforhandleren Jim, gik jeg ind for at få en tuneup og olieændring. Jeg blev opkrævet i alt $ 100."
Forklar problemet. Vær så beskrivende som muligt. For eksempel: "Efter at have forladt butikken, bemærkede jeg en rystende lyd under emhætten, da bilen var tomgang."
Fortæl virksomheden præcis, hvad du vil have at gøre for at afhjælpe situationen. For eksempel: "Jeg vil gerne have en fuld refusion for tjenesterne i din butik samt de 45 $, der er nødvendige for at reparere den skade, der opstod i din butik." Vær retfærdig over det middel, du anbefaler. Forsøg ikke at få din forreste støtfanger fast, hvis den ikke var direkte relateret til de reparationer, du modtog i butikken.
Brug objektivt sprog. Når du skriver brevet, må du ikke bruge sprog, der er inflammatorisk. Forstyr ikke personalet eller firmaet. Udsæt ikke trusler for virksomheden eller personalet. Angiv blot fakta, og det middel du synes er retfærdigt.
Inkluder dokumentation. Medtag en kopi af fakturaen for det arbejde, du havde gjort i butikken. Inkluder billeder, der sikkerhedskopierer dit krav. Også, hvis du besøger en anden mekaniker, og den nye mekaniker kan skrive skriftligt, at tjenesten var resultatet af en defekt tidligere reparation, skal du inkludere den pågældende dokumentation. Bare sørg for at inkludere fotokopier, og hold originalerne på et sikkert sted.
Vær positiv. Hvis der er noget, du kan lide om virksomheden, eller hvis du har en historie med at være kunde, skal du inkludere disse oplysninger. Virksomheden er mere tilbøjelig til at være modtagelig, hvis den kan holde dig som kunde.
Medtag dine kontaktoplysninger, så virksomheden kan nå dig. Medtag et telefonnummer og en e-mailadresse for det hurtigste svar.
Tips
-
Brug forretningsbrevformatet, når du skriver til virksomheden.
