Forretningskravsdokumenter forklarer, hvad en virksomhed skal gøre for at løse eksisterende problemer og / eller erhverve nye muligheder. Disse dokumenter beskriver imidlertid ikke, hvordan man implementerer løsningen - det er et senere skridt. Erhvervsanalytikere udarbejder kravdokumenter efter udførelse af omfattende forskning om virksomheden og dens industri. Forskningen skal omfatte omfattende kommunikation med de interessenter, der er relevante for dokumentets omfang.
Forretningsmål
Selv om knæbeskyttelsen af en virksomheds forretningsmål er "at tjene penge", er målene ofte mere komplekse og kvalificerede. Et godt sted at begynde at dokumentere forretningsmålene er at undersøge virksomhedens missionerklæring, som skal forklare virksomhedens kerneværdier, de markeder, hvor den ønsker at konkurrere, dets ledelsesfilosofi og hvad den ønsker at opnå ud over at tjene penge. En missionskommando kan for eksempel angive, at et firma ønsker at skabe innovative løsninger, der har en betydelig social værdi.
Identifikation af omfang
Det er vigtigt at identificere omfanget af kravdokumentet, så det behandler et bestemt problemrum. Dokumentsponsoring er ofte organisatorisk, hvilket sætter grænser for projektets omfang. For eksempel kan forsendelsesafdelingen udstede et forretningsdokument på grund af et spirende antal kundeklager om forsinkede forsendelser.
Fakta i konflikt med mål
Analytikerens næste opgave er at dokumentere fakta, der strider mod forretningsmålene. Antag for eksempel, at et forretningsmål er at være førende inden for et bestemt markedssegment af en branche. Skulle selskabet miste markedsandele til konkurrenter i segmentet, vil analytikeren dokumentere fakta, beskrive størrelsen af markedstabet, tilbyde mulige årsager til fænomenet og identificere et eller flere forretningsmål, der ikke opfyldes. For at afslutte dette afsnit skal analytikeren udarbejde et omfattende sæt af mål / faktokonflikter, der er logisk organiseret i forskellige kategorier inden for problemområdet.
Nuværende Procedurer
Den næste del af kravet skal indeholde detaljer om nogle aspekter af de nuværende operationer og politikker. Det er let at gå overbord, så en erfaren analytiker koncentrerer sig om aktiviteter, der bidrager til problemets omfang. Eksempelvis kan en analytiker beskrive, hvordan et firma håndterer data og varer fra det tidspunkt, en ordre er modtaget til forsendelsesdatoen. Beskrivelsen skal belyse eventuelle ineffektiviteter, der bidrager til forsinkelser. Analytikere bruger forskellige grafiske værktøjer til at vise, hvordan data, materiale og omkostninger strømmer gennem organisationen. Analytikeren skal også anerkende eventuelle begrænsninger, som påvirker nuværende og fremtidige operationer.
Organiser for handling
Det endelige afsnit af forretningsbehovsdokumentet viser et sæt mål, der beskriver, hvad der skal opfyldes for at fjerne konflikterne mellem mål og virkelighed. På dette stadium skal analytikeren modstå fristelsen til at rådgive i detaljer, hvordan man løser problemerne. Eksempelvis kan analytikeren angive "reducere tid til at godkende ordrer med 20 procent" som forretningsbehov, men ikke "installere nyt ordresystem." Analytikeren skal udarbejde en liste og diagrammer over de afdelinger og procedurer, som forretningskravene vil påvirke. Dokumentet skal også indeholde en tidsplan og et budget til angivelse af detaljerede løsninger. Senere vil projektdokumentet tilbyde en måde at opfylde kravene til. Før dette kan ske, skal projektsponsor og andre interessenter godkende eller ændre virksomhedskravene.
