Der er en række karakteristika til effektiv virksomhedsrapportering. For eksempel bør ledere redegøre for deres rapporter på forhånd, så de indeholder alle de nødvendige oplysninger. Derudover bør ledere forklare særlige udtryk eller ord, der ligger udenfor den typiske læsers vidensbase. Imidlertid har fem nøgleegenskaber en tendens til at understrege de mest effektive virksomhedsrapporter.
Fuldstændighed
Rapporter skal være fuldstændige i det, de forsøger at formidle. Den bedste måde at sikre fuldstændig rapportskrivning på er at sikre, at du dækker alle dine mål. For eksempel kan målsætningerne for en markedsundersøgelsesrapport være at bestemme kundetilfredshedsniveau med produkter, priser og kundeservice. Derudover kan dit mål indeholde at finde ud af, hvorfor nogle kunder har stoppet med at købe dine produkter eller tjenester. Opbygningen af en typisk forretningsrapport indeholder en introduktion, et krop og en konklusion. Du skal også inkludere et resumé for ledere eller kolleger, der kun har tid til at scanne resultaterne af din rapport. Brug punktposter i dit resumé og fremhæv kun de vigtigste punkter eller resultater.
Nøjagtighed
Dine rapporter skal altid være korrekte, når der angives fakta eller tal. Markedsføringschefer kan f.eks. Gerne interspere med finansiel information i deres rapporter. Finansansvarlig kan give marketingforskningschefen kvartalsvise salgs- og fortjenestetal for to forskellige år. Det er markedsføringsforskerens ansvar at rapportere disse salg og overskud nøjagtigt, når de indgår dem i en rapport. Tilsvarende skal du sikkerhedskopiere nogle af dine udtalelser med referencer. Derfor er du nødt til at sørge for, at du fuldt ud forstår en anden forfatters udsagn, inden du henviser til dem.
Brug af simpelt sprog
Meddelelsen i din rapport skal være enkel, ifølge hjemmesiden Entrepreneur. Du skal skrive dine rapporter som om du adresserer nogen med en videregående uddannelse. Brug enkle ord og forklaringer til abstrakte ideer eller emner. En leder bør også undgå at bruge tekniske udtryk, når han adresserer tilhørere fra uden for hendes felt. Markedsundersøgelser skal for eksempel bruge ord som "multiple choice" og "fill-in-the-blank" i stedet for markedsføringsforskningsbetingelser "open-ended" og "closed-ended". Hold også sætningerne korte og til det punkt.
Korrekt stavning, tegnsætning og verbetid
Der er simpelthen ingen undskyldning for at slukke rapporter med stavemåder eller grammatiske fejl. Kør altid dine rapporter gennem stavekontrollen på din computer. Har nogen andre korrekturlæst din rapport for mulige grammatiske fejl eller brug af de forkerte verbtider. Sørg for at inkludere kommaer, perioder, spørgsmålstegn og udråbstegn på de rette steder i alle rapporter.
Brug en aktiv stemme
Aktiv stemme giver dig mulighed for at skrive med autoritet i dine rapporter, i modsætning til passiv stemme. Brug ord eller sætninger som henrettet, styret og undersøgt i stedet for deres passive modparter: udførelse, styring og opmåling. Brug ord, der slutter i "ed", da de repræsenterer en mere aktiv stemme.
