Uanset om du kommunikerer med medarbejdere, leverandører eller kunder, sikrer du, at du producerer effektive meddelelser, det er meget vigtigt for din virksomheds succes. For at være sikker på, at din virksomhedskommunikation er på målet, skal du sikre dig, at den indeholder de fem karakteristika, der er fælles for de mest effektive meddelelser.
Klart formål
Effektive meddelelser indeholder et klart formål at informere, overtale eller samarbejde med den tilsigtede målgruppe. Meddelelsen skal udformes efter publikums forståelsesniveau, potentielle reaktion og forhold til komponisten. Generelt er det bedst at kun medtage en hovedide i hver meddelelse, medmindre der er nært beslægtede problemer, der skal løses sammen. At have et klart formål i erhvervskommunikation vil også hjælpe med at bestemme det medium, der bruges til at levere meddelelsen.
Passende kanaler
Det er også vigtigt at vælge den rigtige kanal til at levere beskeden. E-mail kommunikation kan bruges til levering til store publikum, mens ansigt til ansigt kommunikation er mere passende for mindre grupper. Formel kommunikation, der har brug for dokumentation, som medarbejderanmeldelser eller politiske ændringer, vil være bedst i skriftlig form. Det er op til afsenderen at bestemme, hvilken stikkontakt der passer bedst til en bestemt besked. For eksempel er en video præsentation, der annoncerer et socialt firma, en kreativ og sjov måde at spænde medarbejdere på, mens du bruger video til at annoncere en død i administrerende direktørens familie kan komme på tværs som ufølsom. Mediet bør supplere, ikke forvride, formålet med meddelelsen.
Korrekte fakta
Erhvervskommunikation kræver en høj grad af nøjagtighed i rapportering af information. Karakteristika for effektive forretningsmeddelelser omfatter klare datoer, fakta, ressourcer og tidsplaner, som bør kontrolleres for fuldstændighed og klarhed. Effektive meddelelser er også fri for jargon, slang og "corporate speak." For eksempel, i stedet for at sige det, "selskabet bruger præmie muligheder for at udvide strategier," forenkle det ved at sige, "vores team bruger de bedste ressourcer til at hjælpe vores forretning vokse."
Komplette meddelelser
Skriftlig og verbal kommunikation vil kun være effektiv, når dens meddelelser er komplette. Erhvervsmeddelelser, der kun fortæller en del af historien, er egnede til at forvirre modtagere og undlader at engagere dem efter hensigten. En god test er at spørge om nogen besked besvarer alle følgende spørgsmål: hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan. Den eneste måde, hvorpå medarbejdere, leverandører eller samarbejdspartnere kan handle på en besked, er, hvis de har det fulde omfang.
Kreative egenskaber
Uanset om forretningskommunikation er beregnet til venturekapitalister eller sikkerhedspersonale, skal man kun være opmærksom på, hvad der interesserer dem. De mest effektive beskeder er korte, engagerende og til det punkt. De fleste mennesker vil ikke finde alle meddelelser interessant, så effektiv messaging i erhvervskommunikation skal indeholde lidt kreativitet. Sammenfattende og kondenserende meddelelser øger chancen for, at de bliver læst, mens fremhævning af ideer af stor interesse vil stimulere feedback og handling.
