I løbet af arbejdsdagen følger medarbejderne flere processer for at nå deres mål. Disse mål varierer efter position og omfatter sådanne opgaver som optagelse af journalposter, svar på kundeforespørgsler eller fejlfinding af computerproblemer. Hver afdeling arbejder mod forskellige mål og bruger forskellige processer til at nå disse mål. Nogle virksomheder mangler tid til nøje at detaljere de forretningsprocesser, de bruger. Men at skrive virksomhedens processer giver mange fordele til et firma. Når et firma dokumenterer sine forretningsprocesser, skaber det detaljerede trin, som det kan styre nuværende medarbejdere og træne nye medarbejdere.
Skriv ud formålet med forretningsprocessen. Denne erklæring angiver årsagen til og betydningen af at følge den beskrevne proces. Når du udvikler dit mål, skal du overveje, hvorfor medarbejderne skal følge processen og spørge ledelsen, hvad resultatet af at følge processen skal være; Dit mål skal formidle disse forståelser.
Identificer hvert trin, der opstår i hele processen, og skriv hvert trin ud som en enkelt sætning.
Gennemgå hvert trin for at afgøre, om det tilføjer til færdiggørelsen af processen eller bruger ressourcer uden at tilføje værdi. Eliminere de trin, der ikke bidrager til målet.
Identificer og list de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre hvert trin. Medtag oplysninger om eventuelle ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre trin og hvordan man erhverver disse ressourcer. Skriv ud hver detalje i den rækkefølge, den skal udføres.
Tegn et rutediagram. Nogle medarbejdere lærer mere ved at se et visuelt diagram over processen end læsningstrin. Inkluder hvert trin og detalje, der er skrevet i processen i rutediagrammet.
Gennemgå den overordnede proces for at identificere eventuelle ubesvarede trin. Når du har lavet en foreløbig forretningsproces, skal du læse dokumentet fra begyndelsen. Øv hvert trin både visuelt og fysisk for at sikre, at alle nødvendige trin er inkluderet. Efter at have konkluderet, at forretningsprocessen er færdig, skal du udskrive en endelig kopi af dokumentet.
Tips
-
Antag, at medarbejderen, der læser forretningsprocessen, ikke har nogen forudgående kendskab til virksomheden eller dens ressourcer og omfatter trin, der synes indlysende for den erfarne arbejdstager, fordi disse trin måske ikke er indlysende for den uerfarne arbejdstager.
Opret forretningsproces dokumentet ved hjælp af tekstbehandlingssoftware. Dette giver dig mulighed for at foretage nemme ændringer, da forretningsprocessen udvikler sig.
