Det formelle navn på et budlistebrev er et "forslagslister". Denne type brev skal skrives kortfattet og holdes i højst to sider. Udvikle en anmodning om forslag til detaljeret beskrivelse af projektparametrene, forventede resultater, tidsplaner og milepæle. Formålet med brevbrevet er at slå hovedbeskrivelserne og kravene på en synopsis måde.
Elementer du skal bruge
-
Ordbehandlingssoftware
-
RFT (valgfrit)
-
Links til hjemmesiden for RFP, Application (optional)
Åbn brevet med en kort hilsen og annoncer titlen på budprojektet. Opret en overskrift mærket "Beskrivelse" efter åbningshilsen. Brug denne overskrift til kortfattet at beskrive jobbet i tre afsnit eller mindre, så det læses mere som en oversigtserklæring. Medtag et jobnummer til projektet.
Opret en overskrift med titlen "Specifikationer." Brug dette område til at uddybe krav såsom tekniske specifikationer vedrørende størrelse, elektriske behov, placering og andre relevante oplysninger, som budgiverne skal vide for at kunne give et nøjagtigt skøn.
Opret en overskrift med titlen "Kvalifikationer". Brug dette afsnit til at beskrive de kvalifikationer, der kræves for tilbudsgivere, f.eks. At have et minimum antal år i erhvervslivet, specifikke type (r) licens (er), evnen til at påvise tilstrækkelige forsikringsdækningsbeløb og typen af forsikring, som jobbet måtte kræve. Statspræferencer givet til minoritets- eller kvindeejede virksomheder (hvis relevant) og ethvert andet obligatorisk juridisk sprog, som din virksomhed eller afdeling skal anføre på alle budbøger.
Mærk en overskrift med titlen "Budget" for jobbet (hvis det er relevant). Indtast det maksimale beløb for projektet, så alle ansøgere vil være opmærksomme på dit maksimale budgetbeløb.
Lav en overskrift mærket "Leverancer" og skriv en kort redegørelse for de forventede jobleverancer, der skal opfyldes. Informere udsigterne om, at en detaljeret erklæring om resultater vil blive inkluderet i den fulde RFP for jobbet.
Skriv en overskrift med titlen "Deadline" og under overskriften angiv den ønskede dato for færdiggørelse. Inkluder en sammenbrud af milepæle datoer (hvis relevant) eller forlad milepæle detaljer for RFP.
Opret en "Samples" header (hvis relevant) og angive, hvordan tilbudsgivere skal indsende prøver af tidligere arbejde, f.eks. Via elektroniske digitale fotos i et JPEG- eller GIF-format eller som en vedhæftet fil sammen med deres formelle ansøgning.
Opret en "Referencer" header og specificer antallet af nødvendige referencer og typen af kontaktoplysninger, du har brug for, såsom et navn, titel, telefonnummer og e-mail-adresse.
Indsæt et hyperlink på brevet, så ansøgerne kan linke på en formel online ansøgning og et separat hyperlink til RFP (hvis det er nødvendigt). Tilføj et link til dit websted og medtag RFP og ansøgningen på din hjemmeside, som kan formateres som en PDF for ansøgere at uploade til deres computer.
Tips
-
Angiv en dato for et spørgsmål og svar på et stort budgetjob, og for at minimere antallet af opfølgende telefoner og e-mails, du måske modtager, så du kan besvare spørgsmål på et tidspunkt. Medtag et kontaktnavn og angive, om tilbudsgivere skal bruge telefon eller e-mail for at indsende yderligere spørgsmål.
