Hver anmodning om forslag skal indeholde et følgebrev, selvom dit bud indeholder et resumé. Hver eneste tjener et andet formål, og de arbejder sammen for ikke blot at skabe et godt indtryk, men også at bevise, at du forstår både klienten og jobets krav. Men fordi et brev skal vise dig, at du forstår klientens nøglekrav uden at blive et mini-forslag, finder nogle mennesker det er sværere at skrive.
Indstil den rigtige tone
Dit forhold til den potentielle klient, og nogle gange instruktioner i RFP-sæt, afgør, om brevet skal indtage en formel eller personlig tone. Så længe du er ærlig og oprigtig, personlige breve, hvor du komplimenterer og takker kunden ofte, er de mest effektive. F.eks. Omfatter udsagn som "Jeg vil benytte lejligheden til at takke for al din hjælp" og "din hjælp og vejledning viste sig at være uvurderlig" i brevets krop.
Format og stil
Ved brug af brevpapirpapir og et forretningsbrevformat opdeles brevet i tre sektioner: en introduktion, en krop og et kort afsluttende afsnit. Brug en serif skrifttype, såsom Garamond, Georgia eller Times New Roman, da mange mennesker finder serif skrifttyper lettere at læse. Begræns dit brev til højst et eller to sider.
Åbningen
Åbn omslaget med en kort, relevant åbningserklæring som "Vedlagt er det forslag jeg lovede dig" eller "Jeg nød det at tale med dig om dit forslagsprojekt." Følg dette med et afsnit, hvor du kommunikerer fuld forståelse ved at gentage det specifikke krav, der kører RFP. Fortæl læseren, om forslaget indeholder eventuelle vedhæftede filer, og hvis det gør det, fremhæver kort indholdet kort og afslutter introduktionen ved at angive den tidsramme, som pristilbuddet er gyldigt.
Kroppen
Medtag alle nødvendige oplysninger, såsom din virksomheds historie, kvalifikationer eller referencer, som RFP kan kræve i brevets krop. Fokus resten af brevet på at adressere op til fire nøgleklientbehov. Brug f.eks. Punktposter til at opsummere, hvordan dit produkt eller din service vil opfylde kundens vigtigste behov. Udvid derefter på hvert punktpunkt i de resterende afsnit.
Luk
I det afsluttende afsnit skal du sørge for at give fuldstændige oplysninger til kontaktpersonen, herunder navn, titel, adresse, telefonnummer, faxnummer og e-mail-adresse. Medtag et "næste trin" eller opfordring til handling, som f.eks. "Jeg vil kontakte dig senere i denne uge for at besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have" eller "Jeg vil ringe til dig næste uge for at diskutere dette forslag" Afslut med et høfligt udtryk og dit navn og titel
