Et tydeligt skriftligt kompensationsbrev fortæller en medarbejder præcis, hvor han står med din virksomhed. I brevet er kompensation ikke kun medarbejderens løn. Kompensation betyder alt, hvad medarbejderen får til at arbejde hos din virksomhed. Dette omfatter løn, fordele, bonusser og fridage. Mens en medarbejder sjældent stiller spørgsmålstegn ved hans kompensationsbrev, hvis han får mere, end han føler, er han værd, hvis det modsatte er sandt, vil brevet være et bevis på din forpligtelse.
Skriv den aktuelle dato øverst i brevet, enkeltrum og skriv modtagerens navn og adresse.
Indsæt hilsen. Hold det formelt. "Kære Mr./Ms. Smith:" er det rette format.
Skriv en introduktion, der identificerer virksomheden, den enkelte eller det ledende organ, der godkender kompensationen og modtageren. Angiv årsagen til kompensationen er indført eller ændret (fx "for eksempel service i løbet af de seneste tre år").
Detaljer kompensationen i punktpunkter. Hver kugle skal være et individuelt aspekt af kompensationen. For eksempel: "Din grundløn vil være $ 75.000 pr. År, der skal betales i ugentlige rater over 26 lønperioder," er et punktum. "Din bonus skal svare til 10 procent af dit samlede salg i slutningen af det foregående kalenderår" er en anden.
Skriv den dato, hvor kompensationen træder i kraft.
Indsæt eventuelle betingelser, forbehold eller restriktioner på kompensationen. Gør dem klart og direkte for at eliminere enhver forvirring.
Skriv brevet. Udskriv dit navn og din titel under underskriften. Lav en kopi til modtagerens fil og forsyn ham med originalen.
