Traditionel projektkommunikation fandt sted inden for en klart defineret struktur ved hjælp af kanaler som intern post, telefoner, notater og formelle møder. Moderne projektkommunikation udnytter teknologi som e-mail, intranet og sociale medier til at dele information inden for en mere fleksibel holdstruktur. Kommunikationsbehovene har ændret sig i takt med fremkomsten af nye tilgange til projektledelse og behovet for at informere en bredere gruppe af interessenter.
Metode
Et traditionelt projektteam behandlede projektet i separate etaper, og afsluttede hvert trin inden starten af den næste. Holdet dokumenterede hvert trin og opnåede et afmeld, før de gik videre. Ifølge Project Smart er den moderne praksis at vedtage en fleksibel projektmetode, hvor projektfaser kan overlappe, da holdmedlemmer behandler individuelle cyklusser og ændrer dem i overensstemmelse med nogen feedback. Dette komplicerer kommunikation, lægger vægt på statusopdateringer og nem adgang til de seneste projektoplysninger.
Hold
Et moderne projektteam omfatter en bred gruppe af faste og midlertidige medlemmer. Udover interne medarbejdere kan et hold også omfatte konsulenter, leverandører, forretningspartnere og firmaer, der leverer it-tjenester. Projektlederen skal sikre, at alle teammedlemmer har sikker adgang til projektkommunikation for deres engagement. Ifølge Project Place er et projekt et midlertidigt socialt system, hvor succes afhænger af samarbejde, kommunikation og engagement gennem gennemsigtig informationsdeling.
Interessenter
Moderne projekter har en meget bredere gruppe af interessenter. Udover at kommunikere med teammedlemmer og sponsorer anerkender projektledere vigtigheden af at holde alle interessenter, herunder samfundet, regulatorer, offentlige myndigheder og investorer fuldt informeret. Ifølge Cornwell Management Consulting konsulentfirmaet bidrager ineffektiv kommunikation til manglen på succes i mere end 65 procent af mislykkede projekter.
Kanaler
Moderne projektkommunikation udnytter netværkskommunikation til at forbedre samarbejdet. Email og instant messaging gør det muligt for holdmedlemmer at dele information hurtigt og nemt, i stedet for at stole på papirbaserede kanaler som interne notater eller faxer. Projektportaler giver et enkelt sikkert adgangspunkt for alle projektoplysninger og dokumentation via internettet. Videokonferencer gør det muligt for holdmedlemmer at oprette fremskridtsmøder, selv når holdmedlemmer er på forskellige steder. Teknologier som blogs og sociale netværk forbedrer projektkommunikationen endnu mere, skaber en følelse af fællesskab og giver interessenter mulighed for at give feedback, som kan påvirke projektet
