Du er ikke tilfreds med et bestemt produkt eller en tjeneste. I stedet for at klage til venner og familie, træffe foranstaltninger og skrive et klagebrev. Ud over at være en permanent registrering af din klage kan et velskrevet klagebrev motivere det ansvarlige for produktet eller tjenesten for at sikre, at du og andre kunder ikke oplever disse problemer i fremtiden. Opret et velformateret forretningsbrev, der får positive resultater.
Elementer du skal bruge
-
For at skrive et klagebrev skal du have følgende:
-
Fakturaer og kvitteringer
-
Kvalitetspapir af høj kvalitet
Opret dit brev ved hjælp af fuldblok-formatet, som foretrækkes af de fleste virksomheder i USA. Venstre - retfærdiggør alle dele af brevet. Du kan indsætte et kolon eller komma efter hilsen og et komma efter den gratis lukning. Alternativt kan du udelade tegnsætning.
Start datoen 6 til 10 linjer under brevpapiret eller overskriften. Brug det amerikanske format, for eksempel den 15. januar 2011.
Forlad fire til seks linjer mellem datoen og den indvendige adresse. Medtag kontaktpersonens navn og firmanavn. Telefon selskabets omstillingsbord og bede om navn og titel på den relevante leder. Bekræft den korrekte stavning af hans / hendes navn. Hvis du ikke kan identificere et navn, skal du bruge en passende titel, f.eks. "Customer Service Manager."
Forlad to tomme linjer og indtast hilsen. Brug ikke "Kære Sir eller Fru" eller "Til hvem det kan bekymre sig." Brug modtagerens efternavn med den relevante personlige titel. Hvis du er usikker på kønet, skal du bruge "Kære Chris Smith."
Dobbeltrum og begynde brevets krop. Brug mindst tre afsnit til brevet, hvilket giver et dobbeltrum mellem dem. Når du skriver dit brev, skal du henvise til eventuelle fakturaer eller andre dokumenter, du har modtaget fra virksomheden. Sørg for, at alle produktnavne, priser og andre detaljer er korrekte.
Start med en positiv note. Brug første afsnit til at nævne din loyalitet over for mærkenavnet eller firmaet. Eksempel: "Jeg har altid nydt at købe møbler på din butik. Jeg sætter pris på det vidunderlige råd, jeg har modtaget fra din butikskonsulent og føler mig meget komfortabel med alle mine indkøb."
Brug andet afsnit til at inkludere detaljer, som læseren skal vide for at behandle din klage. Eksempel: "Den 25. februar 2011 bestilte jeg et dynebetræk (Bestil # 5768, blåt blomstretryk, dronningstørrelse) fra dit online katalog. To uger senere modtog jeg dynebetræket. Efter at have pakket det op, opdagede jeg en stærk metallisk lugt, der lingered efter to maskine vasker. Vedlagt er en kopi af forsendelsesordren. " Send ikke originale kopier af kvitteringer eller andre dokumenter.
Angiv dine forventninger i tredje afsnit. For eksempel: "Da jernens dampfunktion ikke virker ordentligt, forventer jeg en fuldstændig og øjeblikkelig tilbagebetaling på 52,38 dollar plus portoen jeg betalte for retur af jern. Jeg vil vente 4 uger til dit svar. Hvis jeg ikke hører fra dig vil jeg kontakte Better Business Bureau."
Forlad to tomme linjer og indtast en passende gratis lukning, f.eks. "Yours truly" eller "Med venlig hilsen". Forlad fire til seks tomme linjer til din underskrift. Lige under, indtast din typewriterede underskrift.
Dobbeltrum og indtast kabinet (er).
Tips
-
Brug højkvalitetspapir. Opret et overskrift, der indeholder dit navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Skriv korte afsnit og hold længden af brevet til en side. Brug funktionen Print Preview i dit tekstbehandlingsprogram til at kontrollere bogstavets lodrette placering. Indstil om nødvendigt afstanden. Spørg en betroet ven eller relativ til at korrekturlæse dit brev. Ud over at kontrollere stavning, tegnsætning og grammatiske fejl skal din ven eller slægtning sikre, at tonen i brevet er passende.
