At holde et seminar om et bestemt emne kan lære folk noget nyt, genoplære folk om noget, de allerede kender og indføre fremskridt i din branche. Men at holde et seminar kan være dyrt. Der er en række beslutninger, du bliver nødt til at gøre, så du vil vide, hvor mange penge du skal budgetere til dit seminar og en række faktorer, der vil påvirke de samlede omkostninger.
Elementer du skal bruge
-
Seminar budget
-
Skøn over deltagerne
-
Liste over leverandører
-
Forrige seminar budgetplan
Start med at lave en budgetplan for dit seminar ved at bestemme, hvor mange penge du skal bruge på det. Hvis din organisation har tildelt et bestemt beløb til arrangementet, skal du vide, hvad det er. Hvis du planlægger at opkræve seminaret i håb om at bryde selv, skal du bestemme, hvor meget du skal opkræve baseret på antallet af forventede deltagere og den samlede forventede pris for arrangementet.
Bestem de samlede omkostninger ved arrangementet ved at lave en liste over de elementer, der er nødvendige for at afholde seminaret. Inkluder sådanne ting som omkostningerne ved at leje en facilitet, hvis du ikke har plads til rådighed, omkostningerne ved at leje audiovisuelt udstyr til præsentanterne, omkostningerne til præsentanterne, hvis de bliver betalt, omkostningerne ved trykte udleveringer og penner og udgifter til leje af borde og stole, hvis du planlægger at gøre det.
Anmod om en budgetplan fra et tidligere seminar, som din organisation holdt for at få en ide om, hvor meget det betalte for hver af disse varer. Du vil også gerne have en liste over anbefalede leverandører, som din organisation tidligere har brugt. Hvis din organisation ikke kan anbefale nogen leverandører, skal du kontakte dit lokale handelskammer eller andre organisationer, du har gode forbindelser til, og spørge, om de kan anbefale leverandører. Ring til de leverandører, du planlægger at bruge, og anmode om skøn baseret på antallet af deltagere, du planlægger at have på dit seminar.
Hold øje med leverandøroverslag ved at oprette en formular på din computer. Lav en sektion for hvert element, du har brug for. For eksempel lav en sektion mærket "audiovisuel" og indtast firmaet og den omtrentlige pris. Hvis du får tilbud fra to virksomheder, skal du inkludere dem begge og deres priser. Gør dette for hver vare på din liste og sum beløbene. Hvis du har forskellige priser fra lignende leverandører, skal du begynde med at tilføje mængden af den sælger du foretrækker, og skifte til den billigere sælger, hvis din samlede værdi bliver for dyr.
Sammenlign de samlede forventede omkostninger til dit seminar til det beløb, din virksomhed budgetterede for at se, om det er acceptabelt. Hvis prisen er for stor, overvej at opkræve deltagere for at deltage i seminaret. Opdel omkostningerne til seminaret eller omkostningerne ved seminaret ud over budgettet ved antallet af forventede deltagere for at bestemme, hvor meget du skal opkræve folk.
