Konferenceopkald er nyttige til at arrangere et møde med en gruppe mennesker på forskellige steder, der skal træffe beslutninger. En advokatgruppe må muligvis møde og beslutte en strategi for deres kundes tilfælde, eller en gruppe bacheloretter kan forsøge at planlægge et bryllupsbad. Et konferenceopkald kan hjælpe en gruppe mennesker med at træffe beslutninger i minutter, hvilket kan tage dage over e-mail og kunne være umuligt at gøre personligt.
Elementer du skal bruge
-
Telefon
-
Mødeplanlægning software
Identificer de personer, du skal invitere til konferencen. Prioriter derefter vigtigheden af hver persons deltagelse. Hvis der er tre eller fire personer, der ringer til dit telefonopkald, er det måske ikke vigtigt at prioritere invitationlisten. Men hvis du inviterer seks eller flere personer, er det mere sandsynligt, at der vil blive planlagt konflikter. Sørg for, at de vigtige beslutningstagere vil kunne deltage.
Kontakt vigtige deltagere for at identificere planlægningskonflikter. Find ud af om og hvornår disse mennesker vil være ude af byen i længere tid på et fly og ikke tilgængelig til at ringe ind eller på anden måde ikke kunne deltage. Arranger din mødetid omkring disse konflikter.
Send en invitation til alle deltagere. Brug e-mail, Evite eller et andet invitation softwareprogram. Microsoft Outlook kan planlægge mødet, sende invitationer og tillade inviterede at acceptere eller afvise. Du vil hurtigt få en generel ide om, hvem der kan deltage, og hvem der ikke kan. Invitanterne kan have forslag til tidspunkter, der fungerer bedre for dem, og de kan også sende dig dagsordener i deres svar på mødeforespørgslen. Gennemgå din invitation baseret på den feedback, du modtager.
Planlæg dit møde ved hjælp af en opkaldstjeneste. Der er flere virksomheder, der specialiserer sig i hosting konferencesamtaler, som f.eks. FreeConference og InstantConference. Hvis din virksomhed ofte planlægger konferenceopkald, skal du finde ud af, om din virksomhed har en kontrakt med en bestemt indkaldelse.
Send den afsluttede invitation til alle deltagere. Send invitationen til de personer, der afviste den oprindelige mødeforespørgsel, hvis de senere bliver tilgængelige. Sørg for at inkludere alle relevante oplysninger i invitationen, herunder dato og klokkeslæt for opkaldet, landekoden og telefonnummeret, som deltagerne skal bruge, samt eventuelle deltagerkoder. Indsæt også dit kontaktnummer, så deltagerne kan kontakte dig direkte, hvis de har problemer med at ringe op.
Tips
-
Hvis du aldrig har brugt en konferenceopkaldstjeneste før, spørg dig om klangens klarhed og brugervenlighed. Der er nogle gratis tjenester og nogle der opkræver et gebyr. Sammenlign priserne på de gebyrbaserede tjenester og afgøre, hvilket passer bedst til din virksomheds behov.
