Konferenceopkald giver en bekvem løsning til at få dit team sammen til at diskutere et projekt, modtage opdateret information og opnå konsensus. Mange virksomheder har indgået konference servicevirksomheder, og disse virksomheder kan levere dedikerede telefonnumre og adgangskoder til personale sammen med et webprogram, der planlægger og meddeler telekonference-møder. Et tildelt telekonferencenummer giver fleksibilitet til at holde konferenceopkald til enhver tid, og mødemeddelelser kan sendes til deltagerne. Budget eller gratis konferenceopkald til små virksomheder tildele et telefonkonferencenummer på tidspunktet for planlægningen, så planlægning af et møde online kræver minimal planlægning.
Dedikeret konference linje
Åbn en ny e-mail-besked eller en mødeforespørgsel (hvis dit e-mailprogram har denne funktion, f.eks. Microsoft Outlook). Indtast deltagerens e-mail-adresser i afsnittet "Til" eller "Deltagere". Indtast emnet for mødet i linjen "Emne".
Indtast følgende oplysninger i e-mailens krop eller brug de automatiske felter i mødeforespørgslen: Mødedato Møde starttidspunkt (inklusiv tidszone) Møde sluttid (inklusiv tidszone) Opkaldsnummer (dit dedikerede konference telefonnummer) Konferencekode (hvis det er relevant, for deltagere at få adgang til konferencen)
Åbn mødeforespørgselsplanlægningen og brug rullemenuen ud for hver deltager til at angive om de er nødvendige eller valgfrie deltagere (de fleste programmer har deltagerne misligholdt efter behov). Hvis tidsplaner er tilgængelige online, skal du kontrollere, at dine påkrævede deltagere er tilgængelige i den ønskede tidsramme og dato.
Vedhæft en dagsorden eller mødemateriale ved at klikke på knappen "Vedhæftning" på din værktøjslinje i e-mail. Skriv eventuelt en besked i din e-mails krop, efter oplysninger om konferenceopkald. Klik på knappen "Send" for at sende din mødemeddelelse.
Planlæg et konferenceopkald ved hjælp af webværktøjet
Log på din konference service konto, såsom Premiere Conferencing, Go to Meeting eller Free Conference.
Klik på "Planlæg konference" indstillingen. Vælg din mødedato, starttidspunkt og sluttidspunkt (eller varighed) og det forventede antal deltagere. Indtast emnet for dit møde i feltet "Emne". Vælg typen af konferenceopkald ved at klikke på "Tollfrit konference" eller "Direkte opkaldskonference" mulighed.
Gennemgå nøjagtigheden af oplysningerne og klik på knappen "Planlægning". Udskriv bekræftelsessiden for oplysninger om konferenceopkald, eller gem oplysningerne til din computer.
Klik på indstillingen for at sende en e-mail-besked til dine deltagere. Indtast deltagerens navne og e-mail-adresser i de tilsvarende felter. Klik på knappen "Send" for at sende en meddelelse til dine deltagere med opkaldsinstruktioner og en bekræftelse på din e-mail-adresse.
Tips
-
Bed deltagerne om at bekræfte, at de vil deltage i konferenceopkaldet - de kan svare bekræftende på din e-mail-meddelelse eller klikke på "Accept" -knappen i din mødeforespørgsel. Send en påmindelse e-mail og eventuelle supplerende oplysninger dagen før dit møde. Når du planlægger et konferenceopkald ved hjælp af webværktøjet, forlænger du varigheden eller sluttiden og tildeler en eller to deltagere end planlagt, for at give dig selv fleksibilitet. Konferencetjenesten belaster normalt kun dig for antallet af deltagere og det faktiske antal minutter, der bruges.
Advarsel
Undgå forvirring ved at kontrollere mødetoplysningerne, inden du sender din besked. Nogle e-mail-applikationer logger alle mødeforespørgsler i kalenderen, og modstridende eller opdaterede møder tilføjes (ikke erstatter den forældede aftale).
