Afslutte et konferenceopkald kan være afgørende for, hvordan det påvirker forholdet og fremtiden for de involverede i opkaldet. For eksempel hvis en konference salgsopkald slutter dårligt, og der ikke er tale om de næste trin i salgsprocessen, kan der laves misforståelser, der kunne hæmme salget. Det er bedst at planlægge en exitstrategi for opkaldet, så opkaldet afsluttes jævnt.
Planlæg for opkaldet. Med den rette plan kan de, der er involveret i opkaldet, være sikre på, at alle emner vil blive dækket, og alle spørgsmål på dagsordenen er blevet behandlet. Afslutningen af opkaldet for tidligt, når ikke alle oplysninger er blevet meddelt, kan være katastrofale.
Planlæg en exitstrategi for forskellige scenarier. Af en række grunde kan opkaldet afslutte tidligt, og hvis det slutter tidligt, skal de andre parter vide, hvordan de skal reagere, og hvilke skridt der skal træffes for at sikre, at opkaldet ikke går tabt. Dette kan opnås ved at forberede nogle endelige noter og træffe handlinger, der kan træffes.
Opsummer opkaldet. Når alle punkter på dagsordenen er blevet drøftet og alle spørgsmål besvaret. Spørg dem på telefonen, hvis de har noget andet at tilføje, hvis de ikke sammen opsummerer kuglepunkterne i opkaldet og sørg for, at alle forstår hvad der blev sagt. Gå en efter en og gentag eventuelle opfølgende trin med hvert medlem af konferenceopkaldet, så alle ved, hvem der gør hvad, og alle er godt opmærksomme på planen fremad. Tæt ved at fortælle alle, hvordan opfølgningen bliver formidlet. Respektive adresse hver person på telefonen og sige farvel derefter hænge op. Send en follow-up email til alle de parter, der opsummerer opkaldet.
