Arkiveringssystemer tilbyder fordele og ulemper for kontorindstillinger. De fleste virksomheder bruger traditionelle arkiveringssystemer, hvor papirdokumenter indleveres i arkivskabe. Den mest almindelige type arkiveringssystem er et alfabetisk system.
Formål
Arkiveringssystemer bruges til at holde dokumenter organiseret og let at finde for medarbejdere. Et arkiveringssystem er oprettet, og medarbejderne følger det system, der bruges.
Fordele
Alfabetiske arkiveringssystemer er en type system, der er let at undervise og lære. Dokumenter indleveres i alfabetisk rækkefølge, typisk ved navn på sælger. Enhver medarbejder kan finde et nødvendigt dokument, så længe sælgernavnet er kendt.
Ulemper
En ulempe ved dette system er, at dokumenter ofte misfiltreres på grund af bogstaverne. En anden ulempe er, at hvis noget er arkiveret under en leverandør fornavn versus efternavn, er dokumenter vanskelige at lokalisere. Navneændringer i virksomheder må ikke registreres korrekt, hvilket også medfører forvirring med dette arkiveringssystem.
