Projektledere bruger værktøjer til at analysere prognoser, budgetter, resultatopgørelser og andre finansielle dokumenter. For at maksimere rentabiliteten og investeringsafkastet for projekter kræver en projektleder et kendskab til grundlæggende økonomi- og regnskabskoncepter. Ved hjælp af værktøjer som regneark og online-regnemaskiner analyserer projektledere projektets finansielle oplysninger, anvender regnskabsprincipper og styrer rapporter for at sikre, at projektet løber glat.
Cost benefit analyse
Projektledere udfører en costbenefitanalyse, når de skal foretage en projektbeslutning. Typisk ved hjælp af et regnearkværktøj som Microsoft Excel, Google Regneark eller Quickbooks analyserer de omkostningerne i forbindelse med en given investering beregnet over en treårsperiode for at generere en nutidsværdi, payback og andre beregninger, der er nødvendige for at kunne foretage en god økonomisk beslutning. En costbenefitanalyse for et uddannelsesudviklingsprojekt involverer for eksempel normalt måling af omkostningerne ved at oprette træningsmaterialerne og subtrahere besparelser, der genereres af personale, der opererer mere effektivt. Mere komplekse costbenefitanalyser indebærer flere omkostninger og mange fordele.
Forecasting
Pengestrømsprognoser hjælper projektledere med at forudsige, om indtægter dækker driftsomkostningerne. Projektledere kan downloade en skabelon fra et websted, f.eks. Microsoft Office Skabelons hjemmeside, eller udvikle deres eget format. Derefter ved at indtaste forventede indtægter og udgifter for hver måned og sammenligne værdierne ved hjælp af formler, kan projektlederen udarbejde en redegørelse for at vise optimistiske eller pessimistiske cash flow outlook scenarier. En prognose dækker typisk et til to år. Pengestrømsprognoser giver mulighed for projektledere til at afgøre, om en aktivitet er en levedygtig mulighed.
Break-even Analyse
Projektledere gennemfører en pause-jævn analyse for at bestemme niveauet for output, hvor de penge, der genereres af det produkt eller den service, der produceres af projektet, svarer til omkostningerne ved at udvikle det. Eksempelvis bruger projektledere gratis onlineværktøjer, såsom Project.net-softwaren, til at opretholde et projektdashboard og sikre, at projektopgaver producerer output, der hjælper med at styre projekter.
Budget Tracking
Projektledere bruger budgetsporingssoftware, såsom Clarizen-software, til at afgøre, om projektinvesteringer giver mening i tide efter at have sammenlignet den monetære værdi både i dag og i fremtiden. Softwareværktøjer giver projektledere mulighed for at definere timepriser for ressourcer, tilpasse faktureringsfrekvenser og analysere ressourceforbrug. Disse værktøjer og teknikker hjælper med at holde projektet på sporet ved at sikre udgifter, såsom specialiseret rådgivning, software licenser og hardwareomkostninger, er tilladt inden for den tildelte finansiering.
