Fra hallerne og klasseværelserne af videregående uddannelse til bestyrelsen rum i corporate America, erklæringen breve tjener utallige formål i kommunikationsområdet. Som navnet antyder, erklærer brevet noget. Det kan også betragtes som en erklæring, en meddelelse eller en afklaring. Nogle gange er et spørgsmål i strid eller penge eller et omdømme står på spil. Uanset hvad du skriver et erklæring brev til din organisation, skal du vedtage en fornuftig og logisk tone, bevare dit fokus og holde brevet kort og kortfattet.
Angiv erklæringsbrevets formål
Angiv dit formål med at skrive erklæringsbrevet. For eksempel, siger du skriver et erklæring brev til dine ansatte for at annoncere lanceringen af et nyt produkt eller en tjeneste. Affald ingen tid for at komme til det punkt: "Jeg skriver for at meddele, at efter fire års intensiv undersøgelse og forskning, vil ABC Vitamin Company lancere et nyt fordøjelsessupplement, kaldet Quell, den 17. februar."
Udfyld detaljerne
Giv andre relevante oplysninger om erklæringen. I dette eksempel vil du måske gerne medtage, hvor meget kostprisen vil koste, og hvor den vil blive solgt.
Planlæg tid til at besvare spørgsmål
Forvent dine publikums behov - i dette tilfælde dine medarbejdere. De vil gerne vide, hvordan erklæringen - produktlanceringen - påvirker dem. I stedet for at miste dit brev med detaljer, kan du ønske at indkalde et møde for at afsløre produktet og besvare spørgsmål. Indsend tid og dato for et sådant møde i dit brev, og angiv om deltagelse er valgfri eller obligatorisk.
Luk erklæringen
Luk din erklæring brev på en deftnote, under hensyntagen til din virksomhedskultur og den nuværende dynamik. Du ønsker måske at fremsætte en prognose for, hvad deklarationen - produktlanceringen - kunne betyde for din virksomhed. Du kan udstede et opkald til handling eller de trin, du forventer medarbejdere at tage på grund af erklæringen. Eller hvis du føler modstand i horisonten, udtrykker du håb om, at din organisation vil samles for at gøre kilden til erklæringen til en succes.
Afslut ting ved at takke modtagerne for deres tid. Direkte foreløbige spørgsmål til deres nærmeste vejleder eller bedre endnu, direkte til dig, for at bøje en ånd af samarbejde.
Gør en grundig korrekturlæsning
En erklæring om interesseerklæring bliver ofte en del af en virksomheds historie - og kan læses på hjemmesiden for udenforstående at se. Som sådan bør det være en kilde til stolthed og løshed. Giv dig tid til at korrekturlæse, redigere og revidere dit erklæring brev. Bed en betroet kollega eller fortrolige til at gennemgå dit brev og invitere deres kommentarer og konstruktiv kritik. Gør din erklæring et eksempel for at inspirere andre.
