Forslag brevskrivning er en metode til at udarbejde et forslag i kortformat format. Et forslag til tjenester er en overbevisende opfordring til forretning fra potentielle kunder. Væsentlig forskning bør udføres, inden ethvert forslag om ydelser foretages til en potentiel kunde. Hvis brevet er for generisk, eller hvis brevet ikke svarer til kundens uopfyldte behov, kan brevet hurtigt komme i papirkurven. Nøgler til et vellykket forslag brev inkluderer klar kortfattet skrivning og kortfattet forklaring af vilkår, fordele og budget.
Identificer målklienten og udfør omfattende forskning. Undersøg tidligere servicerelaterede udgifter, herunder tjenester, der i øjeblikket anvendes, priser, der betales på årsbasis og tilfredshed med de nuværende tjenester. En sådan undersøgelse kan udfyldes ved at ansætte et uafhængigt undersøgelsesfirma for at stille lignende spørgsmål under et kort opkald. Undersøg, hvordan din virksomhed kan tilfredsstille denne servicebehov. Undersøg fordelene ved at bruge din virksomheds tjenester over andres eller generelt.
Indkapsler rækkevidden af dit forslag i en til to sætninger. Resuméet skal indeholde navnet på din organisation, hvad du gør, hvordan du er unik, forventninger kunder kan have om dine tjenester, forventet pris og resultater.
Forklar hvorfor du nærmer dig klienten. Identificer hvad du ved om klienten, som: "Vi forstår, at du brugte $ 9.000 i sidste år i dokumenthåndteringstjenester. Disse oplysninger blev samlet fra en nylig undersøgelse, vi gennemførte gennem Independent Survey Company."
Beskriv problemet for kunden. Hvis han betaler for meget, skal du forklare hvordan og hvorfor. Hvis han ikke bruger tjenester, forklar hvorfor han har brug for det. Giv statistik eller studieresultater for at underbygge dit krav. Identificer, hvordan klienten vil have gavn af at bruge dine tjenester.
Opsummer kapaciteten i din virksomhed for at udføre de foreslåede tjenester. Forklar enhver metode, du bruger, teknikker, produkter, færdighedsniveau af medarbejdere og hovedmål for at levere tjenesten. Klart definere, hvordan du er væsentligt forskellig fra konkurrenter uden at sige: "Vi er bedre end vores konkurrenter."
Diskuter prisfastsættelsen ved at levere de forventede omkostninger til kunden. Indsend yderligere tjenester, som kunden kan tilføje og omkostningerne for disse ekstra tjenester.
Luk brevet ved at takke klienten. Skriv et navn og et nummer til klienten for at svare på dit brev eller spørg yderligere. Skriv brevet med navn og underskrift af den højest placerede myndighed i virksomheden.
