Faktureringssystemet er kernen i virksomhedens tilgodehavender. Fakturaer udarbejdes ud fra produkter eller solgte tjenester. Data fra fakturaen svarer til salgstidspapirer, kunders kontooptegnelser, tilgodehavender og kontoudskrifter, blandt andet forretningsregistre.
Elektronisk og Manuel
Software systemer, der bruges til fakturering, kræver, at den lille virksomhed indtaster de oprindelige data, før du udskriver fakturaer. Hvert system kræver forskellige variabler og vil bede brugeren om, hvad der er nødvendigt. Systemet vil så elektronisk integrere dataene i kundefordringer. I modsætning hertil afgør små virksomhedsejeren eller bogholderen, hvad der er nødvendigt, og formulerer dette som en del af regnskabssystemet i overensstemmelse hermed. Uanset om små virksomheder leverer tjenester eller sælger produkter, er et af de første skridt i oprettelsen af et faktureringssystem at bestemme, hvad der skal inkluderes på fakturaen ud over det grundlæggende som kontaktoplysninger.
Nummeringssystem
Hver faktura skal indeholde et unikt identifikationsnummer baseret på kronologisk rækkefølge eller ved kundenummer. Uanset hvad små virksomhedsejeren vælger, kan disse unikke tal bruges til at henvise til en bestemt faktura i fremtiden.
Faktura Body
Under beskrivelsesdelen af fakturaen vil bogholderen tilføje tilføjede oplysninger, så kunden ved præcis, hvad fakturaen dokumenterer. F.eks. Er en faktura for service, der simpelthen siger "serviceopkald", for vagt for enten kunden eller den lille virksomhed at bruge til senere henvisning. Men hvis beskrivelsen siger noget mere specifikt, f.eks. "Ændrede filtre, rensede fans, testet antændelse", kender både kunden og tjenesteudbyderen nøjagtigt det udførte arbejde. Hvis afgiften er pr. Service eller pr. Time, skal denne detaljer indføjes i beskrivelsen. Når fakturaen er for produkter, skal du inkludere mængder og pris pr. Enhed. Disse oplysninger svarer til indtastninger i salgskortet.
Kreditvilkår
Bestem kreditvilkår kunderne vil blive tilbudt og medtage dette på fakturaen. For eksempel, hvis betalingen forventes straks, skal fakturaen være forsynet med betegnelsen "Forfalden netto ved modtagelse". Under salgsprocessen, hvis kunden blev fortalt, ville han have 30 dage at betale, inkludere dette som forfaldsdato på fakturaen.
Bringe det sammen
Faktureringssystemet er færdigt, når det passer til det rette sted i regnskabsprocessen. Når fakturaer er udarbejdet, er det tid til at indsamle kundefordringer. En kopi af hver faktura sendes til kunden, og virksomheden bevarer en kopi. Det fakturerede beløb er opført på kundens konto i salgslisten. Når betalingen er modtaget, fratrækkes beløbet fra kundens konto i salgstidspunktet og tilføjes til virksomhedens kontantkonto. I slutningen af måneden kan småbedriftsejeren gennemgå regnskaberne for at bemærke eventuelle udestående fakturaer og behovet for at følge op med at søge betaling, såsom at sende en anden kopi af fakturaen mærket "forfaldne".
