Der er altid meget ridning på et besøg på industriområdet, især hvis en virksomheds bundlinje afhænger af den rapport, du vil levere til virksomhedsledere efter besøget. Den nemme del af dit job vil få plantemedarbejdere til at informere dig om til de kontorer og arbejdsområder, du er forpligtet til at evaluere. Den hårde del er sikker på, hvilken tur du tager, og de præsenterede præsentationer giver en præcis skildring af de interessepunkter, du er ansvarlig for at undersøge og evaluere. Når du har gennemført evalueringen, skal du udarbejde en industriel besøgsrapport for at opsummere dine resultater.
Kend loven
Det er vigtigt at bemærke, at en industriel besøgsrapport ikke nødvendigvis er et lovkrav, men består snarere af oplysninger udarbejdet af nogle arbejdsgivere frivilligt for at vurdere virksomhedens sikkerheds- og risikostyringsprogrammer. Det er ikke et krav i den føderale Occupations Safety and Health Act fra 1970, kendt som OSHA. Men hver stat har sine egne krav under OSHA, så sørg for at kende reglerne for din organisation. En industriel besøgsrapport kan være nyttig i at præsentere sikkerheds- og risikostyringsoplysninger til potentielle forsikringsselskaber og hjælper også en organisation med at bestemme måder at forbedre medarbejdernes sikkerhedsforanstaltninger på.
Vær grundig og tag noter
For at kunne skrive en højkvalitets rapport om industrielle besøg er det vigtigt at bruge flere metoder til informationsindsamling: Bær en pude og pen eller en digital enhed til at lave noter om emner, som du har til opgave at samle. Spor observationer og saml uddelinger modtaget fra din vært. Reflektere over dit besøg og noter ned i slutningen af arbejdsdagen. Dette vil være særligt vigtigt for industrielle besøg på stedet, der varer flere dage.
Stil spørgsmål
Tøv ikke med at stille spørgsmål og søge detaljerede svar, vedvarende når det er nødvendigt for yderligere information. Anmod om supplerende dokumenter og holde styr på specifikationer. Angiv datoen eller datoerne for dit besøg, afdelingens og webstedets placering, antal medarbejdere og kvadratmeteret af bygningen. Vedhæftning af et kort over de besøgte områder er også nyttigt. Bemærk de forskellige afdelinger, antallet af medarbejdere i hver afdeling og navnene på dem, du taler med.
Ved hvad der skal medtages
Start den industrielle besøgsrapport ved at angive målene for dit besøg og følg hver med observationer om, hvorvidt målet var opfyldt. Specifikke detaljer vedrørende målene er også nyttige. Medtag så meget detaljer som muligt om inspektioner, arbejde og sikkerhedspraksis og forskellige andre elementer, der er unikke for det industrielle websted, du besøger. Sikkerhedsudstyr på stedet og andre funktioner, som sikrer medarbejdernes sikkerhed (og eventuelt kunder) bør noteres.
Opsummer dokumentation for sikkerhedsforanstaltninger
Din rapport skal indeholde oplysninger om de politikker, afdelinger og procedurer, der er ansvarlige for at sikre sikkerhed. Gennemgå og indsæt resuméer af sikkerhedslogfiler, som ofte indeholder vedligeholdelsesregistre til køretøjer, kontrol af lægemiddelprøver og OSHA-sikkerhedslogfiler. Arbejdsudligningsoplysninger kan også medtages. Det er nyttigt at udarbejde en ordliste eller et indeks, der sporer de vedhæftede filer, der er opnået under dit besøg, som du skal dele. Udkast også til et sideoversigt, som sammenfatter de vigtigste oplysninger i din rapport. Placer det på forsiden af præsentationsmaterialet, så de, der kræver et overblik over dit besøg, kan få det, de har brug for hurtigt fra denne side.
Lav anbefalinger
Din rapport skal også dække konklusioner og anbefalinger baseret på dine observationer under besøget. Vær retfærdig, objektiv og kortfattet med at gøre dem. Brug skønsbeføjelse, når du indeholder følsomme oplysninger, der kom din vej som følge af at være på stedet. Dine anbefalinger til forbedrede sikkerhedsforanstaltninger er måske en af de vigtigste dele af rapporten. Hvis en virksomhed ikke leverer regelmæssig sikkerhedstræning og opdateringer om bedste praksis, skal du notere, hvordan det kan indarbejdes i virksomhedens kultur. Anbefalinger kan være både proaktive og reaktive, især når man illustrerer hvordan virksomheden og medarbejderne skal reagere på en nødsituation på arbejdspladsen. Der bør også være katastrofeberedskabsindsats på plads.
Vær din egen editor
Når du har udarbejdet dine noter og skrevet rapporten, skal du sørge for, at den opfylder de krav, der er fastsat i virksomhedspolitikken hvad angår længde og krævet indhold. Hvis dette ikke er fastsat for dig, skal du målrette en femsiders rapport med understøttende vedhæftede filer. Sørg for, at rapportens sider er nummereret. Tilføjelse af titler hjælper med at organisere indholdet og forbedre læsbarheden. Dobbeltkig fakta mod dine notater på stedet. Selvfølgelig skal du altid køre stavekontrollen og derefter give rapporten en anden gennemgang for at fange eventuelle fejl. Og vigtigst er det, at du straks sender industrirapporten.
