En af de mest pålidelige måder at bestemme, hvor godt en virksomhed er faring er ved at bruge en besøgsrapport. Gør dine eksterne operationer så godt som de burde? Er din førskole eller pleje facilitet op til kode og klar til licens? Ved at skrive en omfattende besøgsrapport kan du afgøre, om en bred vifte af forretningsmål er opfyldt. Besøg rapporter, nogle gange kaldet turrapporter, er en fantastisk måde at finde ud af, om dine forretningsstandarder udføres på stedet på den måde, du har planlagt.
Formater rapporten
Besøg rapporter er forretningsdokumenter. Afhængigt af organisation eller industri kan rapporten følge et memorandumformat eller en virksomhedsskabelon. Generelt skal du vælge et memo-format, hvis besøgsrapporten går til en gruppe interne ledere. Vælg en mere formel rapportrapport skabelon, hvis besøgsrapporten vil blive leveret til eksterne kilder. Brug standard forretningsformatering, der indeholder professionelle skrifttyper som Times New Roman eller Arial. Vedligeholde 1-tommers margener.
Angiv målene
Forklar årsagen til besøget. Målene inkluderer besøgets hyppighed, sammen med primære målinger eller omraader. For eksempel kan besøget være det første i en serie på fire udført i løbet af et år for at gennemgå implementeringen af nye politikker eller produktionsmålinger. Angiv klart, hvad du ledte efter i besøget, herunder tidligere besøg, anbefalinger eller handlingsplaner.
Eksempel:
Denne rapport er at afgøre, om Plainview School har opfyldt alle licenskrav til efterskoleophold.
Diskuter feedback og nøgleindsigt
Bemærk identiteten af nøglepersoner, der blev interviewet under besøget. Besøg kan omfatte møder med nøglepersonale på stedet, som ledere eller operatørledere. Det er også almindelig praksis at mødes med personale på lavere niveau, der er mere fortrolige med driftsprocesser.
Eksempel:
Enkeltpersoner interviewede inkluderet Sarah Winters, skoleleder, skolesygeplejerske Emily Thorn, Rick Marden, grundlærer og Carol Hathaway, ernæringsekspert og diætist.
Diskuter nøglefeedback leveret af ledelse og medarbejdere. Det er ikke vigtigt at citere de interviewede, men i stedet lede efter vigtige indsigter og fælles områder. Inkluder eventuelle standardiserede undersøgelser, der blev brugt, eller en specifik række spørgsmål, der blev stillet under besøget.
Liste Nøgleindsigt og observationer
Observationer er baseret på, hvad der er personligt set og ikke formidlet baseret på interviews. For eksempel kan besøgende visuelt bemærke, at operationen ser ud til at have for mange arbejdstagere, der ikke holdes optaget. Alt fra renlighed til generel organisation er underlagt bemærkninger. Medtag disse indsigter i besøgsrapporten.
Eksempel:
I løbet af et besøg på midten af dagen omfattede frokosttilbudene en vegetabilsk og en frugt valg, men der var ikke noget alternativ, der tilbød dem med særlige kostbehov.
Sammenfatte konklusioner
Bestem, om organisationen opfylder mål baseret på den tilbagemeldede feedback og observationer. Brug detaljer og kvantificerbar information, hvor det er muligt, for at understøtte konklusioner. Hvis formålet med et besøg på en ny fabrik f.eks. Er at fastslå om det var 60 pct. Bemandet i første kvartal, skal de faktiske HR-numre med omsætning, eksisterende rekrutteringsindsatser og afdelinger, hvor mangler eksisterer.
Giv fremtidige handlingsplaner
Angiv når fremtidige besøg er planlagt, hvis nogen, og om disse er forudbestemt eller et resultat af det nylige besøg. For eksempel kan dette have været det tredje årlige besøg på kvartalsplan. Giv anbefalinger til forbedringer. Hvis der er defineret visse handlingsplaner, angiv disse i detaljer. Dette giver en succes metrisk til det næste besøg.
