Computerteknologi kører os ind i en æra af elektronisk lagring. Virksomheder af enhver art trender i retning af det papirløse kontor i et forsøg på at reducere omkostningerne og øge effektiviteten. På trods af denne stigende vægt på edb-data, er en stor del af den forretning, der udføres, stadig afhængig af harddiskopbevaring. Beslutningen om at bruge laterale eller vertikale filer i et kontormiljø er afhængig af en række faktorer.
Historisk bogføring
I årenes løb er behovet for registrering blevet øget med befolkningstilvækst og fødslen af nye virksomheder. Professioner som lov og medicin kræver komplette og nøjagtige skriftlige optegnelser over klientforhold. Fabrikanter og forhandlere stole på kundefiler til direkte salg og registrering af køb. Tidligere har behovet for dokumentlagring skabt industrinicher for virksomheder, der stræber efter at imødekomme en række arkiveringsbehov. Arbejdspladsens dokumentlagring er udviklet fra stablede papirer på hylder og i cubbyhuller til velovervejede arkiveringssystemer, der er tilgængelige fra mange producenter.
Vertikale arkiveringssystemer
Vertikale skabe er de ældre af de vigtigste arkivskabe i populær brug. De kan være konstrueret af træ eller metal og fås med to, fire eller fem skuffer. To-skuffers filer produceres for at matche standard skrivebordshøjder som et spørgsmål om arbejdskompatibilitet. Fem skuffe lodrette filer er typisk 60 tommer høje og ikke almindeligt anvendt i arbejdskontorer, fordi de øverste skuffer er for høje for nem adgang. De bruges i masselagringsområder, hvor pladsen er til en præmie. Lodrette filer leveres i to grundlæggende skuffestørrelser for at rumme standardbogstaver og juridiske størrelsesdokumenter.
Lateral Filing Systems
Laterale filer giver nogle forskellige fordele i forhold til lodrette filer. De kan rumme både dokumenter og juridiske dokumenter. Laterale filer giver normalt op til en tredjedel mere arkiveringsrum end lodrette arkiver. Fordi de er tilgængelige i skrivebordshøjder, tjener de det dobbelte formål med fil og credenza. Begge skuffer er let tilgængelige mens du sidder. Hvor arbejdsstationen kræver klar og gentaget tilgængelighed af bestemte filer, er lateralfilen en ideel arkiveringsløsning. På grund af denne funktion alene er de det foretrukne arkiveringssystem for ledere og fagfolk.
Arkiveringstips
Når du vælger filskabe til din virksomhed, skal du omhyggeligt overveje, hvordan filerne vil blive brugt og af hvilket personale. Indvendige salgsrepræsentanter eller teknisk support folk, der har brug for hurtig adgang til dokumenter, vil blive bedst tjent med laterale arkiveringssystemer. Det er bedst at rådføre sig med arkivering fagfolk, inden der gøres en forpligtelse til enten lateral eller lodret arkivering. Store kontorudstyrsleverandører har uddannet personale til rådighed for at anbefale den mest effektive type ansøgning til en given virksomhed. De vil tilbyde planlægnings- og layoutordninger som led i salgsprocessen.
Valg at overveje
Rådfør dig med flere kontorleverandører, når du overvejer filsystemer for at være sikker på, at du får mest ud af pengene. Overvej mulige besparelser ved at købe brugte genstande fra forhandlere eller på auktioner. Hvis finanserne er stramme, skal du undersøge muligheden for at lease det krævede arkiveringsudstyr.
