Medarbejderdokumentation er vigtig af flere årsager. Dokumentation berettiger beskæftigelsesforanstaltninger, fra ansættelse og udvælgelse til opsigelse, pensionering eller opsigelse. Uddannelse og udvikling samt kompensation og fordele er også dele af medarbejderdokumentation. Vedligeholdelse af nøjagtig og komplet dokumentation understøtter menneskelige ressourcer mål, såsom succession planlægning og fremme indenfor. Medarbejderdokumentation, når den er udarbejdet omhyggeligt, fortroligt og i overensstemmelse med virksomhedspolitikker, er rygraden i en human resources afdeling.
Rekruttering og udvælgelse
Selvom din rekruttering og udvælgelsesproces starter med online ansøgning indsendelse via et ansøger tracking system, dokumentation er stadig en vigtig del af ansættelsesprocessen. Lejeprocessen omfatter i det mindste indledende telefonscreeninger, ansigt til ansigt-interviews og interviewerevalueringer. Dokumentation er afgørende for denne proces - at tage noter under personlige interviews er praktisk taget et krav om at hjælpe med at gøre en klog ansættelsesbeslutning. Desuden hjælper du med at dele dine interviewnotater, hvis du ønsker at videregive en kandidats kvalifikationer til en anden ansættelsesleder. Interviewnotater indeholder dine personlige vurderinger og meninger. Derfor, medmindre noter fra rekrutterings- og interviewprocessen indeholder testresultater eller omstiller visse fakta om kandidatens færdighedssæt, er denne type dokumentation normalt ikke en del af personalepilen. Det er vigtigt, at medarbejderdokumentationen også understøtter beskæftigelsesberettigelse.
Medarbejderuddannelse og -udvikling
Dokumentation af medarbejdernes ydeevne er vigtigt for at opretholde jobtilfredshed, produktivitet og engagement. Dit præstationsstyringssystem omfatter en række komponenter, som jobbeskrivelser, uformel feedback, træning, disciplinære handlinger og årlige præstationsevalueringer. Alle disse komponenter kræver dokumentation for dit præstationsstyringssystem for at holde styr på. Manglende dokumentation er tæt på manglende kommunikation på dette område. Medarbejdere er afhængige af feedback for at inspirere motivation og øge medarbejdernes moral. Uden dokumentation mangler medarbejdere de nødvendige redskaber til at opfylde arbejdsgiverens forventninger.
Kompensation og fordele
Medarbejderdokumentation er et væsentligt element i din kompensations- og fordelingsstruktur. Uden denne type dokumentation er det umuligt at spore medarbejderlønninger, fortjenesteforhøjelser, årets bonusser og obligatoriske og frivillige fradrag. Dokumentation opretholder også status for medarbejderfordele, såsom sundhedspleje muligheder, afhængig pleje og fleksible udgifter konti. Lønningsafdelingen registrerer meget af medarbejderdokumentationen på dette område; Din privatlivspersonale har dog eksklusiv adgang til al medicinsk-relateret dokumentation for at bevare fortrolige karakter af medarbejderoplysninger.
Beskæftigelsesafslutning
Når en medarbejders ansættelse i virksomheden er afsluttet, er dokumentationen ekstremt vigtig. Uanset årsagen skal du forberede og indsende papirarbejde, der dokumenterer denne beskæftigelseshandling. Hvis du opsiger en medarbejder, vil dokumentationen begrunde din beslutning. Medarbejderudledning i forbindelse med dårlig ydeevne, politisk overtrædelse eller grov misligholdelse kræver dokumentation til støtte for ufrivillig opsigelse. Hvis medarbejderen beslutter at indgive en klage for uretmæssig decharge, kan dokumentation beskytte virksomhedens aktiver, hvis klagen eskalerer til retssager. Hvis en medarbejder trækker eller trækker sig tilbage, er dokumentation nødvendig for fortsat sundheds- og indkomstfordele.
