En budgetanmodning er et forretningsbrev, der søger midler til udgifter og driftsomkostninger til et projekt eller en afdeling inden for en organisation. Mindre formelt end et traditionelt forretningsforslag, skal denne anmodning stadig overholde strenge forretningsskrifter og give læseren en grundig forståelse af projektet, mens de besvarer eventuelle spørgsmål, der måtte opstå.
Elementer du skal bruge
-
Detaljeret budget
-
Målgruppe kontaktoplysninger
-
Understøttende dokumentation
Find den rette person, der overvåger budgetkravene til dit eget projekt. Inden for enhver organisation kan der være flere forskellige personer, der overvåger udgifter og budgetmæssige overvejelser. Tag dig tid til at undersøge dit publikum grundigt. Sørg for, at du får de korrekte stave- og kontaktoplysninger.
Giv historisk baggrund for projektet. Dette bør omfatte alle tidligere erfaringer med lignende projekter, tidligere budgetter eller udgiftsplaner og den succes, der er opnået fra tidligere bestræbelser. Inkluder eventuelle seneste tendenser, som kan påvirke projektets succes eller fiasko.
Angiv formålet med den nuværende budgetanmodning og giv detaljerede planer. Medtag, hvordan pengene vil blive tildelt og hvilke omkostninger der vil blive dækket. For eksempel, hvis budgettet vil blive brugt på personale og forsyninger, annotere, hvilken procentdel af budgettet der vil blive tildelt for hvert krav. Adressér eventuelle spørgsmål, som en rimelig person kan stille med hensyn til projektet på forhånd for at undgå forsinkelser i godkendelse eller en formel afvisning af anmodningen.
Vedlæg et detaljeret budget for projektets eller afdelingens udgifter. Dette vil give den evaluerende person de nøjagtige tal for projektet. Som et standardbudget bør dette afsnit indeholde præcise linjeposter for hver udgift, der kræves. Hvis nøjagtige tal ikke er tilgængelige, er det nødvendigt at estimere den samlede udgift for den pågældende linjepost.
Luk forespørgslen ved at sammenfatte de vigtige detaljer, der er omfattet. Dette kan normalt gøres inden for et eller to afsnit. Indtast derefter dit navn og kontaktoplysninger. Foreslå et opfølgningsmøde for yderligere at drøfte finansieringsanmodningen.
Tips
-
Virksomhedsskrivning skal altid være ren og kortfattet. Giv tilstrækkelig information til at fremlægge et gyldigt argument for din anmodning, men prøv ikke at oversell med fluff. Husk, at din læser vil have mange projekter at gennemgå. Spild ikke hendes tid med ubetydelige detaljer.
Advarsel
Vær forsigtig, når du estimerer fremtidige udgifter. Hvis du vurderer for lidt for en linjepost, kan dit budget blive betydeligt under det, der rent faktisk er nødvendigt. Hvis du estimerer for meget, kan dit budget betragtes som urimeligt og afvises.
