At få de rigtige mennesker til at møde forretningsmødet kan gøre eller bryde arrangementet. Når du laver en overbevisende og professionel invitation, overbeviser du inviterede om vigtigheden af mødet, nødvendigheden af deres deltagelse og gavn for dem.
Tilpas invitationen, hvis du sender individuelle bogstaver. Brug firma brevpapir eller dit logo, hvis du sender fortrykte kort. For email invitationer, vis dit logo og website links. Adressér hver person ved navn og få korrespondancen kommer fra en højtstående virksomhedstjenestemand, komplet med underskrift.
Bly med en overbevisende åbningsdom, der forklarer, hvad der foregår og hvorfor personen er inviteret til at deltage. For eksempel: "Din branchekompetence gør dig til en ideel kandidat til vores nye styringskomité. Jeg vil gerne invitere dig til at mødes og blande med vores forretningsfolkes movers og shakers på en tilrettelagt frokost og præsentation."
Angiv eksklusivitet af mødet, emnet der skal diskuteres eller de ønskede resultater af dagen. For eksempel: "Vi har kun inviteret et dusin top lokale administrerende direktører til at deltage i denne rundbordssamtale. Vores mål er at brainstorme forretningsvenlige anbefalinger til at levere til statslovgiver næste år vedrørende de unikke behov iværksættere i vores stat. Vi vil have din stemme til at blive hørt."
Bemærk gæstens højttalere, måltider eller netværksmuligheder, der kan appellere til travle fagfolk. For eksempel "Vi hører fra lokale kandidater, der kører til kontor og giver en periode til Q & A. Vi leverer også en catered brunch og kaffebar."
Medtag alle de relevante detaljer i mødet i en fremhævet eller fed skrift i dit brev, der skiller sig ud for invitereren. Vital information som dato, tid og sted kan gå tabt i et brev. Sæt det hele i ét afsnit for nem henvisning.
Anmod om en RSVP efter en bestemt dato, så du kan planlægge i overensstemmelse hermed. Giv inviterede flere måder at bekræfte fremmøde på, f.eks. Via e-mail, firmaets hjemmeside, fortrykt kort eller telefonopkald.
Tips
-
Kontroller fællesskabs- og lokale forretningskalendere for konfliktbegivenheder, før du planlægger en dato og klokkeslæt. Du ønsker ikke at konkurrere med en handelskammerfunktion, Rotary club event eller større konference eller messe.
Send invitationerne mindst en måned i forvejen med påmindelse om to uger for at give deltagerne tid til at føje dig til deres tidsplan. Hvis det er et stort møde eller en konference, hvor folk har brug for at planlægge for rejser og overnatningssteder, skal mindst seks måneders varsel meddeles, når det er muligt.
