En hilsen er hilsen i et brev. Sådan adresserer du modtageren, og den angiver tonen for resten af indholdet i meddelelsen. I forretninger i disse dage, er de fleste korrespondance gjort via email. Postpost bruges dog stadig i nogle brancher og med specifikke forretningsdokumenter. I begge tilfælde er det vigtigt at bruge den korrekte hilsen til at vise modtageren af brevet respekt og engagere ham i begyndelsen af kommunikationen.
Tips
-
Den korrekte hilsen til forretningsbrev afhænger af tonen i dokumentet, uanset om det er i print eller e-mail og arten af den besked, der leveres.
Hvordan man vælger en business brevhilsen
Bestemme hvilken hilsen til brug i dit forretningsbrev afhænger af et par faktorer. Først skal du finde ud af, hvilken sag du diskuterer. Behøver det en formel tone eller en uformel? For eksempel er ansøgning om et job hos en virksomhed en formel forretningstransaktion og kræver et forretningsbrev med en formel hilsen. På den anden side, at e-maile en kollega om, hvornår de skal mødes til frokost ikke kræver en formel hilsen. Tilsvarende kan adressering til en kunde, du ikke har talt med før, muligvis kræve en mere formel tone i forhold til at tale med en partner, som du regelmæssigt driver forretning med.
En anden faktor at overveje, når man bestemmer sig for hilsen at bruge, er tonen i hele meddelelsen. Hilsen er det første del af det forretningsbrev, som din modtager læser, så det sætter i det væsentlige tonen til hele meddelelsen. Vælg omhyggeligt din hilsen ud fra den tone du vil formidle igennem. Derudover afhænger den hilsen du bruger, af hvad du ved og ikke ved om modtageren. Uanset om du kender personens navn, køn, besættelse og legitimationsoplysninger, spiller du en rolle ved valg af hilsen.
I betragtning af formatet af virksomhedsbrevet
Hilsen du bruger kan også afhænge af formatet på dit brev. For eksempel, om du sender din besked via post eller e-mail, kan det påvirke den slags hilsen du vælger. Desuden vil bogstavtypen også diktere den hilsen du bruger. F.eks. Kan et brev til virksomhedsforslag, der sendes via postpost, have en meget mere formel hilsen end et virksomhedsbrede memo, der sendes til en intern liste via e-mail. Du skal også overveje, om du sender dit forretningsbrev til en person eller til flere personer, da det vil påvirke den hilsen du vælger.
Modtager af Business Letter
Før du begynder dit forretningsbrev, skal du finde ud af, hvem du sender meddelelsen til. Hvis du skriver til en person, er det vigtigt at kende sit fulde navn med den korrekte stavning. Hvis modtageren har et kønsneutralt navn som Alex eller Pat, kan du ringe til organisationen og finde ud af kødet, så du kan spare dig for potentiale i fremtiden. Hvis du ikke er opmærksom på personens køn, så kan du slippe høflighedsartikelen i din hilsen.
Hvis din virksomhedsbogstav er som svar på en besked, som modtageren allerede har sendt, skal du være opmærksom på, hvordan de underskrev deres navn. Hvis deres fulde navn er Cassandra og de underskrev deres brev "Cass", så er du måske tilbøjelig til at henvende sig til hende som "Cass". Dette afhænger af forholdet mellem dit forhold og det dokument, du skriver. Forkort ikke andens navn uden først at blive opfordret til at gøre det.
Brug af kønsspecifikke titler
I nogle tilfælde kan du vælge at bruge en kønsbestemt titel som en del af din hilsen. "Mr." bruges til en mand og går forud for hans efternavn - "Mr. Smith ", for eksempel. For en gift kvinde skal du bruge "Mrs." før efternavnet. For en ugift kvinde kan du bruge "Frøken". Når du skriver til en kvinde uden at kende sin civilstand, kan du bruge "Fru" som i "Fru Smith."
Før du beslutter dig for at bruge en kønsbestemt titel, skal du overveje, om dit sprog er inkluderet. Nogle mennesker må ikke identificere som enten mænd eller kvinder eller kan identificere som det modsatte køn. Hvis du ikke ved eller er usikker på situationen, kan du vælge at udelade det kønsspecifikke sprog helt i din korrespondance.
Formelle hilsener
Den mest almindelige formelle hilsen i virksomheden er "Kære." Du kan bruge denne hilsen på en række måder:
- Kære Mr. Smith
- Kære John / Jane
- Kære Fru / Fru. Smith
- Kære John Smith
Hvordan du adresserer modtagerens navn vil afhænge af formaliteten af forretningsbrevet og dit forhold til hende. "Kære" kan bruges i både trykte og e-mail-forretningsbrev, ligesom hilsen "Til". "Hej" er en anden formel hilsen. Men det bruges normalt i e-mail i stedet for postpost.
Uformelle salutationer
Mindre formelle hilsener kan bruges i forretningsmiljøer. Men uanset om de er acceptable, afhænger det af organisationens kultur, modtageren af brevet og budskabets karakter.
I organisationer, hvor der ikke er et formelt hierarki eller små virksomheder, der kun har en håndfuld medarbejdere, der kender hinanden godt, kan der ikke være behov for formelle hilsener. Generelt er det i intern korrespondance med kolleger eller partnere, som du er bekendt med, at bruge "Hej John" eller "Hey Jane", især når du kommunikerer via e-mail.
Bemærk, at selv om organisationens kultur er uformel, kan der være nogle tilfælde, hvor der kræves en formel hilsen, f.eks. Når man taler med en ny kunde eller interessent eller når man ansøger om et job.
Salutationer for en ukendt modtager
Nogle gange kan du ikke kende navnet på modtageren, når du skriver et forretningsbrev. Prøv i så fald at ringe til organisationen på forhånd for at finde ud af, hvem der kan se på din virksomhedsbogstav, og adressere din note i overensstemmelse hermed. Du kan også tjekke en virksomheds hjemmeside for at se, om du kan finde ud af disse oplysninger. Hvis du ikke er i stand til at finde ud af modtagerens navn, kan du adressere dit forretningsbrev med generiske salutationer som:
- Kære Herre eller frue
- Til hvem det måtte vedrøre
- Til ansættelseslederen
Salutationer for flere modtagere
Når du beskæftiger dig med flere modtagere af dit forretningsbrev, skræddersy hilsen til at inkludere flere navne, såsom at skrive "Kære Jane og John" eller "Til Mr. og Mrs. Smith." Hvis der er mere end to navne på listen, kan du vælge at afstå navnene helt og brug en generisk hilsen som:
- Kære Team
- Hej alle
- Til Human Resources Department
- Kære Blue-Sky Corporation
Retningslinjer for specifikke titler
En persons erhverv eller uddannelse kan kræve, at du adresserer dem en bestemt måde i din forretningshilsning afhængigt af formaliteten af brevet. Generelt gælder dette for medlemmer af gejstlige, medicinske fagfolk, akademikere, militærpersonale og valgte embedsmænd.
For eksempel, hvis du skriver til en person, der har en medicinsk grad, skal du bruge "Dr." før hans efternavn, som i "Dr. Smith. "Når du skriver til en professor, dommer, rabbiner, imam eller pastor, skal du skrive den fulde titel før sit efternavn, som" Kære pastor Smith. "Når man skriver til medlemmer af militæret, er det hensigtsmæssigt at bruge deres fulde rang og Efternavn i hilsen, som i "Kære Lieutenant General Smith" eller "Hello Captain Smith."
Formatering af en hilsen inden for en forretningsbrev
Når du formaterer dit brev, kan du tilføje enten et kolon eller et komma efter din hilsen. Kolon er det mere formelle valg, mens kommaet bruges til uformel korrespondance. Første afsnit i dit brev begynder efter hilsen på næste linje, for eksempel:
Kære John, Første afsnit
