Mange virksomhedsejere frygter skriftlig indsamling brev og formelle undskyldninger for frygt for at fremmedgøre eller yderligere fornærme deres kunder. I begge tilfælde skal du adressere en vigtig bekymring og samtidig bevare kundens goodwill. Når du først har forstået et par underliggende principper om at skrive problemløsningsbreve, lærer du, hvordan disse typer bogstaver kan skrives på en måde, der genererer goodwill.
Format og stil
Det kan være nyttigt at tænke på et problemløsningsbrev som et miniature-skema, der er skrevet i et forretningsbrev format. Følg det samme format, vedhæft samme stil og brug samme 12-punkts Times New Roman-skrifttype som du ville i enhver virksomhedsbogstav. De eneste ændringer, du skal gøre, er i de ord, der anvendes i kroppens og lukkede sektioner. De fleste problemløsningsbreve indeholder også indhegninger. Angiv dette ved at skrive "Enclosures" en linje under lukningen, og skriv derefter navnet på hvert dokument, du medtager med brevet.
Fremhæve positive ord
Korte, direkte og personlige breve reducerer chancen for misforståelser og er ofte den mest effektive. Derudover er ord med et positivt twist mere tilbøjelige til at frembringe et positivt svar. Purdue University Online Writing Lab foreslår, at du undgår ord og sætninger som "desværre", "ude af stand til", "problem" og "fiasko", som formidler ubehagelige fakta. I stedet lægge vægt på, hvad du kan eller er villig til at gøre, snarere end hvad du ikke kan eller ikke vil gøre.
Åbnings- og afslutningserklæringer
Åbn og luk brevet med enkle direkte henstillinger. En åbningserklæring som "Tak for at du har taget dig tid til at forklare din bekymring over …" referencer og identificerer problemet. Tæt med en erklæring, der understreger dit ønske om at bevare forholdet. Erklæringer som "Vi værdsætter din virksomhed" eller "Vi anbefaler at levere den højkvalitets kundeservice du forventer fra vores virksomhed" er to almindelige eksempler.
Kroppen
I det første krops afsnit henvises til relevante baggrundsoplysninger og eventuelle tidligere meddelelser, der viser, at du forstår kundens bekymring. Tilbyd en klar, specifik løsning på problemet - herunder goodwillbevægelser og handlinger, du allerede har taget eller planlægger at tage - i tredje afsnit.Hvis du f.eks. Skriver et samlingsbrev for første anmodning, skal du notere kundens tidligere gode betalingspost, men minde kunden om betalingsfristedato. Som en løsning, tilbyde at arbejde med kunden for at oprette alternative betalingsordninger eller forlænge betalingsdagen i bytte for et returopkald.
