Vi bruger forretningsbrev næsten hver dag i vores transaktioner.Har du dog nogensinde taget et øjeblik til at tænke på definitionen af et forretningsbrev? Denne allestedsnærværende kommunikationsform har mange funktioner, som vi bruger hver dag, men vi tænker ikke ofte på deres specifikke konventioner.
Tips
-
Erhvervsbreve er formelle og bruges i virksomhedskorrespondance.
Business Letter Definition
Et forretningsbrev er en af de mange typer breve derude. Det er simpelthen et specielt formelt brev, som afsendere og modtagere bruger til at svare til hinanden om forretningstransaktioner, som de måske ikke kan udføre mundtligt på en effektiv måde. Erhvervsbreve kan bruges til kommunikation mellem virksomheder, virksomheder og kunder samt blandt kunder og virksomheder. Der er nogle vigtige elementer, der udgør det fælles forretningsbrev format. Når de er identificeret i et brev, er det dem, der effektivt kvalificerer det som et forretnings brev.
Afsenderens dato og adresse
Hvert forretningsbrev har den unikke kvalitet, at den første linje i brevet er datoen. Dette angiver den dato, hvor brevet blev skrevet, eller når brevet blev gennemført. Det må naturligvis ikke være datoen, hvor modtageren modtog brevet. Lige under datoen for brevet skal du medtage afsenderens adresse. Du skal ikke medtage afsenderens navn i denne del. Der vil være et sted til det senere. Nogle gange, når du udskriver brevet på et officielt brevpapir til din virksomhed, bliver din adresse allerede medtaget i brevpapiret. I så fald skal du ikke medtage afsenderens adresse under datoen. Det ville være overflødigt.
Modtagerens adresse
Næste kommer modtagerens adresse. Hvis du kender modtagerens navn, skal du medtage navnet på den pågældende person i deres adresse. Du skal også inkludere den korrekte titel for den pågældende person, som f.eks. Fru, Fru, Mr., Dr. og så videre. Når du skriver adressen til modtageren, skal du inkludere deres land. Dette er især vigtigt for internationale forretningsbrev. Glem ikke at kapitalisere hele landets navn og ikke kun det første bogstav. Hvis du ikke kender modtagerens navn, kan du henvende dig til personen ved sin stilling i det firma, hvor han arbejder, såsom "General Manager", "Director" og så videre. Det er altid en sikrere indsats end at tage antagelser om hans navn eller titel, når du ikke kender ham meget godt.
Hilsen af brevet
Efter modtagerens adresse kommer brevets hilsen. Selvfølgelig bør du holde din hilsen i overensstemmelse med det navn, du brugte til modtageren i modtagerens adresse. Der kan være en smule konflikt om, hvilken slags hilsen at bruge, når du kender navnet på personen. Henviser du til personen som "sir" eller "fru" eller refererer du til personen ved navn? Det er bedst at behandle situationen, hvordan du behandler det i det virkelige liv. Du er usandsynligt, at du vil være på fornavn med nogen, du ikke kender personligt. Så hvis du personligt kender modtageren, og du typisk henviser til hende ved hendes fornavn, så er det ok at bruge hendes fornavn. Ellers er det bedst at henvise til hende som "fru". Hvis du ikke kender personens køn, skal du bruge "som det kan vedrøre" som en hilsen.
Krop og afslutning af brevet
Kroppen skal skrives på en formel måde. Dine linjer skal være ensartede, undtagen når du indsætter et dobbeltrum mellem afsnit. Det sidste afsnit skal være et kortfattet resumé af det, der blev angivet i brevet.
For at lukke brevet skal du bruge sætninger som "venlig hilsen" eller "tak" med et komma efter. Der skal være fire linjer efter lukningen, hvorefter du vil skrive afsenderens navn. Det rum er hvor du lægger din underskrift, når du har udskrevet brevet.
