En faktura er et kommunikationsværktøj, der fortæller dine kunder, hvad du har angivet for dem, hvor meget det koster og hvordan de skal betale. Fakturaer kan være lige så enkle som et håndskrevet ark med et par noteringer, eller de kan være sofistikerede, professionelt designet computeriserede dokumenter. Klare og informative fakturaer giver din virksomhed troværdighed hos dine kunder. De hjælper dig også med at få betalt hurtigere end senere ved at lade dine kunder vide, hvornår du forventer, at de overdrager dem.
Faktura numre
Fakturaer er skrevet i efterfølgende rækkefølge, og et fakturanummer hjælper dig med at finde eller henvise til en bestemt faktura i en rækkefølge. Hvis dine fakturaer ikke er computeriserede, skal du arkivere dem i den rækkefølge, du udsteder dem, så du nemt kan finde den faktura, du har brug for. Hvis du køber pads med fakturaer, som du udfylder manuelt, kommer de med fortrykte numre, og fakturaerne bliver bundet sammen, så du ikke behøver at gøre ekstra arbejde for at holde dem i orden. Hvis du laver computeriserede fakturaer ved hjælp af software som QuickBooks eller Square, vil programmet gøre arbejdet for dig og udstede dine fakturaer i rækkefølge.
Når du skal henvise til en faktura, f.eks. Hvis en kunde har et spørgsmål om betaling eller hvis du har modtaget en check og ønsker at markere fakturaen som betalt, skal du blot søge efter det ved fakturanummer. Du kan starte din faktura med et hvilket som helst nummer du vælger, selvom du skriver din allerførste faktura, kan du give det et højere antal for at få din virksomhed til at blive mere etableret.
Hvad skal der være på en faktura?
Bortset fra fakturanummeret skal en faktura indeholde alt hvad du behøver for at formidle de nødvendige oplysninger til din kunde, så du kan få betalt. Ud over at være en meddelelse om et skyldigt beløb, er en faktura også et nyttigt referenceværktøj til kunder, der behøver at vide, hvad de har modtaget, og i hvilken mængde. Medtag på din faktura:
- Din virksomheds navn, adresse, telefonnummer og email.
- Datoen for fakturaen blev skrevet, eller den dato, hvor produktet blev leveret. Brug et dating system eller det andet, men vær konsekvent.
- Din kundes navn og faktureringsadresse.
- Din kundes fragtadresse.
- Mængden af hver bestilt vare, navnet eller lagernummeret for hver enkelt bestilt vare, enhedsprisen for hver enkelt vare bestilt og den samlede pris for hver vare, beregnet ved at multiplicere mængden efter enhedsprisen.
- Det samlede beløb for alle varer på fakturaen.
- Forfaldne moms, hvis relevant.
- Betalingsbetingelser, såsom kontant ved levering eller netto 15 (15 dage at betale).
Brug fakturaer til hurtig betaling
Lidt tanke og omhu ved oprettelse af fakturaer kan hjælpe dig med at få betalt hurtigere og konsekvente. Jo hurtigere du sender din faktura, jo hurtigere vil din kunde vide, hvor meget der skal betales, og når betalingen skal betales. Selvom betalingsbetingelser som f.eks. Tid mellem levering og betaling normalt forhandles på forhånd, kan disse vilkår klart og synligt på fakturaen tjene som en nyttig påmindelse. Hvis din kunde er bagud ved betaling for tidligere fakturaer, herunder et samlet beløb på den aktuelle faktura, kan der hurtigere betales ved at gemme kunden det trin, hvor man skal se tidligere forfaldne saldi.
