Nogle virksomheder kan fungere med held på kontanter, men den model er ret svært at opretholde, når man kommer forbi mom-and-pop-scenen. Det er især svært, hvis du sælger til andre virksomheder, som ofte ikke forventer at betale på forhånd for deres køb. I stedet opretter du en faktura for dit produkt, som din kunde senere betaler. I løbet af den tid, hvor fakturaen udstedes og kunden betaler det, beskrives den som en åben faktura til regnskabsmæssig brug.
Leverandørfaktura Definition
En faktura er i det væsentlige en aftale mellem sælgeren og kunden.Forhandleren indvilliger i at levere produktet eller tjenesten på forhånd, og kunden accepterer at betale for produktet eller tjenesten i henhold til fakturaens vilkår. Disse vilkår omfatter en bestemt dato, når betalingen skal betales, og de fleste fakturaer inkluderer en straf for forfaldne betalinger. Nogle leverandører tilbyder en gulerod samt stokken, der giver en lignende rabat for forudbetaling. På nogen måde sælger sælgeren i det væsentlige kredit til kunden og forventer at blive betalt - i det mindste det meste af tiden - rettidigt.
Betalingspligtige, Tilgodehavender
Både kunden og sælgeren skal tegne en åben faktura på deres balance. For sælgeren er det et aktuelt aktiv. Det er penge, der med rimelighed kan regnes med at betale kommende forpligtelser, såsom lejebetalinger eller fakturaer for råvarer. For kunden er det et løbende ansvar. Det vil dukke op på din balance i modsætning til dine nuværende aktiver, som omfatter dine kontante reserver og løbende pengestrømme samt dine egne tilgodehavender. I begge tilfælde forbliver det på dette sted, indtil fakturaen er lukket.
Lukket faktura definition
En faktura forbliver åben indtil kunden laver, og sælgeren modtager betaling fuldt ud. Ved kundens afslutning opføres betalingen som en kredit på den konti, der skal betales, og henviser ideelt til fakturanummeret og muligvis identificerer leverandøren. Dette giver et revisionsspor, hvis der skulle være et problem med fakturaen eller dens betaling. Ved leverandørens afslutning indregnes betalingen som et kreditnota i kundefordelingen, identificeret ved fakturanummer og helst kundens checknummer. I begge tilfælde med fuld betaling for at matche det korrekte beløb på fakturaen - trække passende rabat eller tilføje passende renteafgift - fakturaen kan nu lukkes.
Delvis betaling Komplicerede ting
Det er relativt nemt at holde øje med en åben faktura og ændre den til en lukket, hvis den er ryddet med en enkelt betaling i sin helhed. Det er lidt mere kompliceret, hvis du foretager eller modtager delbetalinger på samme faktura over en periode. Den grundlæggende proces med udstationering til den ansvarlige hovedbog, hvis du er kunde eller kundefordelingen, hvis du er sælger, forbliver den samme. Sværhedsgraden ligger i at sikre, at den samlede samlede betaling er korrekt, når du har beregnet rentebetalinger, og at de er tildelt den rigtige faktura. Nogle tredjepartstjenester og softwareprodukter, såsom den passende navnet OpenInvoice.com, automatiserer og strømliner denne proces.
Faktura Discounting Option
Det er ikke ualmindeligt for virksomheder med masser af åbne fakturaer at opleve forbigående cash flow problemer, mens de venter på, at disse fakturaer skal betales. I disse situationer gør nogle virksomheder sig til den mulighed, der kaldes fakturarabatter. En tredjepart frembyder penge til sælgeren mod en udestående faktura i bytte for en procentdel, når fakturaen er opkrævet. Ansvaret for at indsamle betaling forbliver hos sælgeren. Dette kan være et nyttigt værktøj i et behov, men det spiser i dine margener, så du vil omhyggeligt afveje dine kortsigtede behov mod din langsigtede rentabilitet.
