Før alderen af computeriserede finansielle systemer blev alle regnskabsprocesser udført med hånden ved hjælp af papir og blyant. Nogle små virksomheder bruger stadig denne gamle metode, også kendt som det manuelle regnskabssystem. Begreberne bag både manuelle og computeriserede systemer er de samme, kun mekanikerne er ændret.
Fordele
Den manuelle regnskabsmetode er meget billigere end et edb-system. Nogle mennesker er ikke behagelige at arbejde med computere, og udfører bedre med papir og blyantsystemet. Det manuelle system fungerer, selvom strømmen er slukket - i modsætning til de fleste computeropsætninger. En anden fordel ved det manuelle system er, at der ikke er nogen data korruption eller dobbeltarbejde, som nogle gange sker med regnskabssoftware. Fordi manuelle regnskaber er enkle og ikke kræver edb-færdigheder, kan firmaer ansætte medarbejdere for mindre penge, en stor fordel for små virksomheder.
Papirpuder
Før computeriserede regneark og software anvendte revisorer pads af papirer trykt med kolonner. Den første kolonne til venstre er normalt smal og bruges til datoer, mens den anden kolonne, den bredeste på siden, bruges til beskrivelser. Regnskabspuder præsenterer fire eller flere kolonner - hver kolonne adskilles af dobbelte linjer, der løber ned på siden. Padsne er ofte trykt i lysegrøn eller hvidt lager med plads til hvert ciffer, hvilket minimerer forvirring på grund af håndskrift. Linjerne på puderne afspejler forretningstransaktioner, som f.eks. Salgs- eller lagertransaktioner.
Tidsskrifter
Tidsskrifter bruges til at lette den manuelle regnskabsproces. Disse er specifikke pads til en bestemt proces. Du kunne f.eks. Have en tidsskrift for alle dine kvitteringskvitteringer. Når et salg sker, skriver du transaktionen i tidsskriftet som en enkelt linjepost. I slutningen af en uge eller en måned tilføjer du transaktionerne og foretager en journalbog i hovedbogen - en kredit til salg og en debitering til kontanter.
fejl
Når du bruger et manuel regnskabssystem, skal du have en strategi til at finde og rette fejl på en effektiv måde. Generelt finder du en fejl, når du opretter en prøvebalance, og den balancerer ikke - debet er ikke lig med kreditter. I så fald skal du sørge for, at saldoen på dine tidsskrifter og journalposter er korrekte. Du kan køre et regnemaskinebånd, og vedhæfte det til hver side af tidsskrifterne og generaldokumenterne, så sørg for, at totalerne er korrekte. Du bør også gennemgå prøvebalancen for rimelighed, og sammenligne tallene med din sidste prøvebalance og kigge efter forskelle, der kan være fejltagelser.
