Faktura validering er nødvendig for enhver virksomhed; Det indebærer krydskontrolafgifter, der modtages eller faktureres med beløb, der er betalt eller modtaget.De fleste regnskabssystemer er automatiserede, men der er tidspunkter, hvor det kan være nødvendigt at manuelt validere fakturaer. Små virksomheder kan manuelt validere alle fakturaer, som fungerer så længe der er et system med checks og balancer for at begrænse medarbejderens uærlighed.
Indgående fakturaer
En medarbejder skal udarbejde fakturaer, når de ankommer, adskille dem af sælger og ether, verificere dem personligt eller videresende dem til den medarbejder, der har ansvaret for den enkelte konto. Om en faktura er gyldig afhænger af flere faktorer, så det er vigtigt, at de hver ender på den rigtige placering. En medarbejder skal derefter kontrollere hvert element, registrere regningen og fremsende fakturaen for betaling. Personer, der er ansvarlige for at validere fakturaer, bør aldrig have adgang til midler til betaling.
Udgående fakturaer
Alle udgående fakturaer skal kontrolleres for nøjagtighed inden afsendelse. Mens en enkeltperson eller afdeling kan være ansvarlig for at indtaste varer, herunder salgs- og servicekostnader, tildelte lønomkostninger og materialer og forsyninger, der anvendes til et bestemt job. Hver faktura bør krydscheckes med den tilhørende kundekonto for at øge kundetilfredsheden gennem nøjagtig fakturering og reducere arbejdskraftomkostninger forårsaget af fakturakorrigeringer.
Betalinger
Når fakturaer er blevet valideret, overføres de til en enkeltperson eller afdeling til betalingsbehandling. Det er helt afgørende, at den person, der er ansvarlig for at validere fakturaer, ikke har adgang til betalingsfonde. Dette kontrolsystem sikrer, at medarbejderne ikke har mulighed for at forfalske kontrol, betale ikke-eksisterende eller forfalskede fakturaer eller udføre andre uærlige praksis.
Udtalelser
Når udsagn ankommer eller sendes, skal de krydscheckes med hver kunde eller leverandørfaktura for at sikre nøjagtighed. Virksomheder, der arbejder strengt manuelt, skal implementere et effektivt arkiveringssystem; Alle fakturaer skal kopieres om nødvendigt og arkiveres under kundens eller sælgerens navn. Når udsagn ankommer, skal en separat person eller afdeling kontrollere, at hver afgift og betaling vises korrekt på erklæringen. At adskille erklæringens valideringsafdeling fra faktura- og betalingsafdelinger sikrer yderligere nøjagtighed og modvirker uærlig adfærd.
