Korte rapporter er et effektivt redskab til at kommunikere med en general manager, som normalt er en travl executive. De kan bruges til at rapportere om projektets fremskridt, ugentlige eller månedlige finansielle fremskrivninger eller rapporter om produktionsaktiviteter. I modsætning til omfattende rapporter, der kræver omfattende forskning og detaljer, kræver korte rapporter kun de grundlæggende, men vigtigste oplysninger. At skrive en kort rapport følger en lignende form for rapportskrivning, bortset fra at resuméet, baggrunden, indholdet, konklusionen eller anbefalingerne er koncise.
Indsamle data, der er relevante for projektet, som du rapporterer om. Gør dette ved at bruge tilgængelige data, som f.eks. Finansielle rapporter, gennemførlighedsrapporter og undersøgelser, der allerede er gennemført. Brug relevant referencemateriale, som f.eks. Bøger eller oplysninger fra informerede tredjeparter, som f.eks. Industrieksperter som data til din rapport.
Indtast datoen, navnet på den general manager, til hvem du sender rapporten, dit navn, din underskrift og emnet for rapporten i øverste venstre hjørne af papiret.
Sammenfattet indholdet af rapporten kort ved at angive problemet, resultaterne, fremskridtene hidtil eller et forslag til løsning af problemet. Angiv kortfattet, hvad du forventer vil være fordelene ved projektet.
Beskriv baggrunden ved at skrive en kort historie om det igangværende projekt eller forretningsopgave, som du rapporterer om. Medtag navnene på de personer, der er involveret i opgaven eller projektet, såsom projektteammedlemmer, undervisere eller afdelingsledere. Giv yderligere forklaring på, hvad opgaven eller projektet handler om.
Skriv rapportens krop eller indhold ved at inkludere resultaterne og dataene indsamlet i trin 1. Giv en kort analyse af resultaterne og angiv hvad de betyder for det overordnede projekt og forretningen. Indsæt diagrammer, spørgeskemaer, undersøgelser og referencer i rapporten til støtte for din analyse.
Tegn en konklusion ved kort angivelse af status for et projekt eller en opgave. Giv kun anbefalinger, hvis general manager har bedt om dette. Giv om to korte og vigtigste anbefalinger, der opsummerer alle andre anbefalinger, som du ellers ville oprette i en længere rapport.
Tips
-
Selv om en kort er, bør rapporten ikke forlade læseren med ubesvarede spørgsmål. Giv alle de nødvendige oplysninger i klart og præcist sprog.
