Finansielle rapporter til aktionærer, marketingplaner og kvalitetsvurderinger er alle eksempler på rapporter skrevet til virksomheder. En kort rapport er ligesom enhver anden rapport, men med færre sider. Den skal indeholde hovedrapportens mål, opsummere baggrundsoplysningerne, gennemgå alternativerne og anbefale en vej frem. Behandle rapporten som et projekt - plan for det, skriv det så i en klar og enkel stil. Kort er godt, fordi det er mere sandsynligt, at optaget eller uinteresseret, men afgørende parter vil læse det.
Planlægning
Mød med overordnede for at præcisere kravene, fordi de vil bestemme rapportens format og indhold. For eksempel vil en projektevalueringsrapport ikke blive struktureret på samme måde som en markedsføringsplan eller en finansiel rapport.
Undersøg baggrundsmaterialet, herunder dokumenter, der blev leveret til dig, da du fik tildelt skriveopgaven og materiale, som du samler uafhængigt af internettet, biblioteket og fra møder og samtaler med interessenter (f.eks. Forretningsenhedschefer, leverandører og kunder).
Forbered rapportskabelonen, herunder et resumé, en introduktion, sektioner for alternativer og foreslåede løsninger, anbefalinger og en konklusion.
Indhold
Skriv introduktionen. Normalt ikke mere end et afsnit, bør introduktionen angive rapportens mål og identificere nøglespørgsmålene. Det bør være en vejledning til resten af rapporten, men det bør ikke opsummeres. For eksempel kan den første linje være: "Formålet med denne rapport er at undersøge løsninger på de igangværende kvalitetsspørgsmål på vores produktionsanlæg", efterfulgt af en oversigt over de vigtigste problemer.
Saml rapportens krop. I fremstillingsfacilitetseksemplet kan sektioner indeholde tekniske detaljer, en liste over alternative løsninger sammen med en costbenefitanalyse for hver og anbefalinger. En forretningsplan ville have et andet sæt af sektioner, såsom markedsundersøgelse, konkurrenceanalyse og finansielle fremskrivninger. Uanset formatet skal sektionerne være i logisk rækkefølge, så læseren ikke behøver at vende frem og tilbage for at finde ud af indholdet.
Afslut rapporten ved at henvise til rapportens mål. For fremstillingsvirksomhedens eksempel kan konklusionen være en implementeringsplan for den anbefalede løsning. For en finansiel rapport kan konklusionen være forretningsmæssige udsigter.
Skriv de referencer, der er citeret i teksten, ved at identificere den publikation, de kom fra, titlen, forfatteren og datoen. Angiv andre relevante kilder i en bibliografi eller ressource sektion.
Skriv executive summary. I løbet af et stykke eller to opsummerer rapporten, så en travl leder kan forstå de vigtigste punkter og skimme gennem detaljerne senere. For en finansiel rapport kan det samlede resumé kun være en tabel, der viser nøglesalget og indtjeningen.
Forbered en forsiden med rapportens titel, dato og forfatteres navne og tilknytninger. Medtag indholdsfortegnelse for rapporter, der er længere end 15 sider.
Adresse transmitteringsbrevet til en person (en leder eller en kontrahent), ikke til en afdeling. Identificer rapportens nøgleanbefalinger, giv dine kontaktoplysninger og list bilagene.
Tips
-
Tabeller, diagrammer og detaljerede beregninger skal anbringes som bilag, men nøgleudtagene skal indarbejdes i hovedrapporten.
