Uanset om du er en medarbejder, der skriver en rapport til din chef eller en virksomhedsejer, der rapporterer til din general manager, er det bedste værktøj "hvorfor-hvad-hvordan" -rammen. Hvorfor skriver du denne rapport? Hvilke oplysninger skal læseren have at vide? Hvordan vil du præsentere dine anbefalinger eller konklusioner? Følgende struktur giver et logisk flow til dit dokument. Det vil give din chef eller chef de præcise oplysninger, der er nødvendige for at gøre en velinformeret forretningsbeslutning.
Fokus på hvorfor
Forstå hvorfor du skriver rapporten. Det er vigtigt, at du er klar over rapportens formål, ellers kan du skræddersy din skrivning til det forkerte publikum eller udelade vigtige oplysninger. Stil spørgsmål om nødvendigt. Hvis rapporten skal distribueres til flere afdelinger, skal du overveje, om du skal inkludere individuelle sektioner, der adresserer hver afdelings bekymringer.
Bestem hvilke oplysninger der skal medtages
Indsamle de oplysninger, du har brug for, såsom finansielle data, diagrammer og grafer. Interview de mennesker, hvis meninger er relevante for din rapport. Derefter afgøre det vigtigste punkt eller punkter, som du synes publikum skal vide. Start med at skrive et par stykker, der fremhæver de vigtigste punkter, eller strukturer dine oplysninger i en punktliste over elementer.
Bestem, hvordan du præsenterer din anbefaling
Giv rapporten en titel. Beskriv kort beskrivelse af opgaven eller årsagen til at skrive rapporten. Beskriv din metode til indsamling af oplysninger. Organiser rapportens krop logisk, for eksempel i henhold til kerne temaer. Sørg for at inkludere nok information til at vise, at du har undersøgt emnet grundigt. Afslut rapporten med din konklusion eller anbefaling, baseret på dine resultater.
Tilføj en Executive Summary
Gå tilbage til begyndelsen af din rapport og tilføj et stykke eller to, der opsummerer hovedpunkterne i rapporten. Alternativt kan du bruge punktposter til at strukturere dine ideer. Sammendraget kan være alt, hvad din chef har tid til at læse, så sørg for at inkludere alle relevante oplysninger. Kort sagt, hvad handler rapporten om? Hvad er de vigtigste resultater? Hvad foreslår eller anbefaler du? Hvad sker der nu? Rediger dit resume, indtil det leverer essensen af din rapport inden for en læsetid på et eller to minutter.
Formater rapporten
Hvis der er en firmastilguide, skal du sørge for at følge den. Ellers skal du formatere rapporten i en letlæselig stil, så kopien er så let at scanne som muligt. Brug klare overskrifter til at adskille emner; Det gør det nemt for din chef at finde den relevante side i rapporten. Overvej at fremhæve de vigtige fakta i stor skrift eller fed skrift. Organiser eventuelle regnskaber, trykte materialer eller andre bilag i et bilag i slutningen af rapporten.
Kontroller og korrekturlæse
Tjek rapporten for korrekt stavning og grammatik. Online stavekontrol og grammatik kontrol er nyttige, men de tillader ikke altid kontekst.Hvis det er muligt, har nogen korrekturlæst rapporten med et blik for fejl. Bed korrekturlæserne om at kritisere rapporten generelt. Har du efterladt en tanke ufærdig? Har du konsekvent brugt branchens terminologi? Er det nemt at forstå? Forsøg ikke at imponere med dit stjernes ordforråd - søg efter klarhed i stedet.
