Et forretningsmemorandum eller et notat er en af de enkleste måder at informere kolleger og medarbejdere på et kommende møde på. En effektiv indkaldelse af møde vil give de grundlæggende mødeoplysninger på en klar, præcis og professionel måde.
Relevant information
- Følg et generelt firepunktsformat for overskriften, som skal omfatte Til, Fra, Dato og Emne i cirkulæret til dit personale møde _._ Feltet "Til" skal omfatte alle, der inviteres til mødet. "Fra" vil liste dit navn og din jobtitel. Dato opsigelsen den dag, den distribueres. Skriv det, som notatet handler om i feltet "Emne", f.eks. "Managers 'møde den 15. august 2019."
- Angiv formålet med mødet i indledningen sammen med alle grundlæggende relevante oplysninger, herunder tid og sted. For eksempel: "Formålet med mødet er at diskutere den reviderede medarbejderincitamentsplan. Mødet starter kl. 3 i de vigtigste konferencerum og varer i en time. Alle ledere og vejledere skal deltage. "
- Giv et resumé af, hvad der vil blive dækket under mødet i notatet. Hold informationen kort, hvis det er muligt; forlad de detaljer, der skal drøftes på det faktiske møde. Eksempel: "Som et resultat af din feedback vil virksomheden udarbejde den reviderede medarbejderincitamentsplan den 1. september 2019. Den nye plan vil belønne salgsteam frem for kun enkeltpersoner, når de opfylder deres månedlige og kvartalsvise mål. Vi erkender fordelene ved vores salgspersonale, der arbejder i hold og håber at fremme denne udvikling med økonomiske incitamenter. "
Tips
-
Alle oplysninger i meddelelsen skal være relevante for mødet. Undgå at inkludere oplysninger, der vedrører eventuelle virksomhedsspørgsmål, der ikke vil blive diskuteret på mødet.
Før mødet
- Informer modtageren om de skal forberede sig på nogen måde eller læse materialer inden mødet. Et eksempel kan være: "Du vil hver e-mailes den reviderede incitamentsplanformat og politikker inden udgangen af dagen. Gennemgå dokumenterne på forhånd, så du vil være parat til at diskutere indholdet og bede om præcisering, hvor det er nødvendigt."
- Fortæl inviterere, når møde dagsordenen vil blive distribueret. For eksempel: "Jeg vil distribuere dagsordenen via e-mail mindst 24 timer forud for mødet. Læs venligst dagsordenen ved modtagelse."
- Bede inviterede til at informere dig med det samme, hvis de ikke kan deltage i mødet, så du kan planlægge en tid til at gennemgå oplysningerne med dem. Selvom du sender et obligatorisk mødememo, kan nogle medarbejdere eller inviterede være på ferie eller ude af byen på en arbejdsrelateret tur.
Tips
-
Lad inviterne vide, om du er villig til at besvare spørgsmål om mødet emnet forud for tiden, eller hvis alle præciseringer skal behandles på det aktuelle møde. Giv et telefonnummer eller en e-mail-adresse, hvis du vil udfylde spørgsmål på forhånd.
