Når en krise opstår, er effektiv kommunikation et af de trin, der skal ledsage de specifikke tiltag, som en organisation har taget for at imødegå og afbøde nedfaldet. Virksomheder skal kommunikere med kunder og kunder, samt underrette medarbejdere, politikere, regulatorer og offentligheden. Som led i en større krisekommunikationsplan er pressemeddelelser en vigtig vej for at formidle information til alle berørte bestanddele. Den måde, hvorpå et selskab reagerer på en krise, kan straks forme offentlige opfattelser og have langsigtede konsekvenser. Organisationer har lært at være proaktive, med ledere både tilgængelige og gennemsigtige. Når berørte grupper er nøjagtigt identificeret og informeret, er de ansvarlige for at håndtere en krise vigtig tid til effektivt at løse det.
Tone og gennemsigtighed
Kriser kan og kan ske for alle typer organisationer, fra offentlige virksomheder og private virksomheder til hospitaler og regeringer. Aktionærer, kunder, medarbejdere, patienter og bestanddele har ret til at kende sandheden på en rettidig og gennemsigtig måde. Organisationer, der ikke er kommende, kan nemt komme sig tilbage i en ødelæggende cyklus, hvorfra de kan finde det svært eller umuligt at komme sig. Ledere bør gøre alt for at bevare deres tilgængelighed og positive forhold til pressen, både før og under en krise, da troværdigheden kan bestemme både hvordan krisen rapporteres og hvordan offentligheden opfatter det. Pressen er dygtig til kræsne åben dialog og gennemsigtighed i forhold til forsinkelse og forvirring, og rapporterer i overensstemmelse hermed.
Betonstrækninger
Organisationer bør udvikle og praktisere proaktive procedurer, så de når en krise rammer, er forberedt. Levelheaded action trumps panik hver gang. Øverste ledelsesmedlemmer skal underrettes straks, så de kan begynde at håndtere krisen i stedet for at lære om det på internettet eller deres lokale nyhedsmedier. Regulerede og licenserede virksomheder skal underrette de relevante agenturer som Occupational Safety and Health Administration eller Federal Emergency Management Agency. Effektive pressemeddelelser angiver alle sådanne specifikke skridt taget, herunder datoer, kontaktoplysninger, involveret personale og løbende planer.
Ansvar
Historien har gentagne gange vist, at organisationer, der er villige til at acceptere ansvar hurtigt og utvetydigt hurtigt kan genvinde tillid og tillid til nøgleelementer. I et velkendt tilfælde fra 1980'erne kunne sabotagen af Tylenol nemt have sendt brandets ejer, Johnson & Johnson, reeling i årevis. Som New York Times rapporterede: "Men kun to måneder senere blev Tylenol ledet tilbage til markedet, denne gang i manipulationsbestandig emballage og forstærket af en omfattende mediekampagne. Et år senere var dets andel af det $ 1,2 milliarder analgetiske marked, som havde steget til 7 procent fra 37 procent efter forgiftningen, var klatret tilbage til 30 procent. " Virksomheden sætter sine kunder først ved at huske 31 millioner flasker og erstatte dem gratis i en modstandsdybende form.
Længde
Nøjagtige og præcise pressemeddelelser bør generelt passe på en enkelt side og falde inden for 300 til 500 ord. Ud over denne længde er redaktører mindre tilbøjelige til at tage sig tid til at læse dem omhyggeligt. Når der sendes pr. Fax, undgår man også en pressemeddelelse om muligheden for tabte eller manglende sider. Om nødvendigt kan yderligere meddelelser sendes, når yderligere kriseoplysninger eller opdateringer bliver tilgængelige.
