Virksomhedsejere skal være omhyggelige med alle aspekter af deres bestræbelser. Sløvede eller dovne iværksættere taber tid og penge sortering gennem løse ender; Yderligere, hvis virksomhedsregistre og regnskabssystemer ikke er korrekte, kan ejeren blive anklaget for overtrædelses- og føderalloven. Et sådant system, som skal være nøjagtigt, er lønsystemet.
Generer nøjagtige år-til-dato rapporter for medarbejderindkomst
Et lønningssystem skal kunne holde og generere nøjagtige rapporter om medarbejderindkomst. Fra virksomhedsejerens synspunkt kan det være lettere at indberette virksomhedsskatter lidt lettere ved at være i stand til at generere årlige indtægtsrapporter. Det beløb, der bruges til at beregne skattefradrag for virksomhedens udgifter til medarbejdere (specifikt medarbejderens indkomst), er let tilgængeligt. Fra en medarbejders synspunkt kan det være afgørende at sikre arbejdsgiveren en rekord af sin indkomst for at sikre lån eller statsstøtte (såsom handicap eller arbejdsløshedsunderstøttelse).
Generer Paychecks og Pay Stubs
Et lige så vigtigt formål med et lønsystem er at generere lønsedler og pay stubs. Computerisering af denne opgave sparer ledere og virksomhedsejere tid og penge; I stedet for at gennemgå tidskort manuelt og beregne et checkbeløb baseret på de arbejdede timer, skal lønsystemet være beregnet til automatisk at beregne disse tal. Medarbejderne sætter pris på et rettidigt lønsystem også: det reducerer angst om at modtage tidskontrol og enhver angst om at modtage en check for det forkerte beløb.
Hjælper ejere overholder arbejdsloven
Et lønningssystem skal gøre overholdelse af statslige og føderale arbejdslove lettere, samtidig med at ejeren reducerer overhead. F.eks. Forpligter forbundslov at medarbejdere betales overarbejde, hvis de arbejder over 40 timer i en arbejdsuge.
Et lønningssystem skal automatisk indregnes i overarbejde. Dette hjælper arbejdsgivere med at være inden for loven, når det kommer tid til at betale overarbejde. Da en arbejdsgiver kan bruge systemet til at kontrollere antallet af timer, en medarbejder arbejder på, kan arbejdsgiveren skifte skemaer for at undgå at betale ekstra overarbejde (derved hjælpe arbejdsgiveren med at holde omkostningerne lavere).
Desuden bør et lønningssystem være i stand til at udskrive skatteformularer og andre statslige krævede tal (fx FICA beløb) for at gøre overholdelse af arbejdsmarkedslovgivningen nemmere.
