Korrekt forberedelse af kommercielle fakturaer gør det mere sandsynligt, at din virksomhed vil blive betalt for sine produkter eller tjenester i tide. En grundig tilgang til fakturering kan også hjælpe dig med at opretholde bedre poster og holde din budgettering på rette spor.
Opret en standardiseret formular
Opret en kommerciel faktura skabelon, der indeholder kategorier for alle relevante oplysninger. Den udfyldelige formular skal indeholde din virksomheds brevhoved eller logo og kontaktoplysninger, herunder telefon- og faxnumre samt email- og webadresser. Inkluder pletter for at udfylde datoen for ordre og faktura dato, en sælger navn eller kodenummer og din entreprenørens licensnummer eller skatte-id, hvis det er relevant. Opret kolonner, der giver dig mulighed for at udfylde mængder, beskrivelser og priser for de solgte varer og en linjepost for at tilføje moms og beregne et samlet beløb. Forlad et mellemrum til noter.
Vær specifik
Når du specificerer de ydede eller solgte varer, skal du være specifik. Inkluder delnumre, referencekoder eller beskrivelser, der gør det klart for dig og din køber, hvad fakturaen refererer til. Bryde ned timeløb og inkludere beskrivelser af udførte ydelser. Dette hjælper dig med at spore lager- og arbejdsprodukt og giver kunden mulighed for at se en detaljeret liste over, hvad han bliver opkrævet for. I tilfælde af en tvist kan fakturaen afhjælpe misforståelser og hjælpe dig med at undgå forsinkelser i betalingen. Hvis et købsordrenummer eller autorisationskode fra køberen var involveret i transaktionen, skal du også medtage dette.
Gå online
Opret en elektronisk version af din kommercielle faktura for at gøre faktureringsprocesserne hurtigere og mere effektive. Fakturaer, der er elektronisk genereret og sendt via e-mail, kan også spores effektivt, især hvis du beder om en "læsekvittering" for at spore, når modtageren modtog og åbnede dokumentet. Dette undgår potentielle krav om, at en faktura går tabt i posten. Hvis du udsteder papirfakturaer, skal du inkludere en porto betalt konvolut for at opmuntre hurtig betaling.
Giv betalingsmuligheder
Bemærk på fakturaen, når betalingen skal betales, og angiv straffe eller gebyrer for forsinkede betalinger. Medtag anvisninger for, hvordan fakturaen kan betales, såsom online muligheder, corporate check, kasserer check, postanvisning eller kreditkort. Giv det direkte nummer til din regnskabsafdeling, hvis en kunde ønsker at foretage en betaling i form af bankoverførsel eller betalingskort via telefon.
