Central cash management refererer til praksis med at håndtere alle finansielle transaktioner fra et enkelt sted, i stedet for at forlade finansielle transaktioner i hænderne på de enkelte lokationer. For eksempel kan din virksomhed vælge at køre alle finansielle transaktioner fra hovedkontoret i Seattle, snarere end at lade satellitkontorer over hele landet håndtere økonomi individuelt. Mens central cash management giver nogle fordele, som forbedret finansielt tilsyn, skaber det også ulemper.
Software inkompatibilitet under udvidelser
Selvom softwarefirmaer har taget skridt til at forbedre de komplikationer, der opstår, når forskellige programmer forsøger at tale med hinanden, interoperabilitetsproblemer stadig pest virksomheder. Dette problem viser sig ofte problematisk under fusioner. Hvis din virksomhed erhverver en anden virksomhed, der driver forskellige regnskabs- eller bogføringssoftware, betyder implementering af centraliseret kontantstyring i virksomheden ofte en fuldstændig revision af den anden virksomheds finansielle it-infrastruktur. Sådanne revisioner kræver tid, arbejde og omkostninger.
Øget indvirkning på softwareglitches
Forudsat at intet går galt med dit kontostyringssystem, skal medarbejderne modtage deres løn som urværk. Få computersystemer og softwarepakker forbliver problemfrie i løbet af deres levetid. Softwareopdateringer og endda defekte firmware kan crash programmer, spise data og frysesystemer. Derudover kan brugerfejl i styring eller manipulation af cash management software eller endda dataene forsinke betalinger til hver medarbejder og alle dine leverandører. Distribueret og papirbaseret kontantstyring lider også af brugerfejlproblemer, men det begrænser problemet til en mindre gruppe eller et enkelt anlæg, snarere end hele din organisation.
Justeringer for flere tidssoner
Central cash management skaber potentialet for timing problemer, hvis din virksomhed arbejder i flere tidszoner eller internationalt. Hvis du antager, at din virksomhed betaler alle medarbejdere på samme dato, skal dit system tage højde for, hvornår bankerne holder op med at behandle transaktioner på tværs af alle relevante tidszoner, og imødekomme betalingstiderne for medarbejdere, der arbejder på tværs af den internationale datalinje. I stedet for at sende en massebetaling, som du ville, hvis alle medarbejdere boede lokalt, skal din virksomhed håndtere flere massebetalinger i løbet af et par timer.
Andre overvejelser
Mange små virksomheder bruger som standard central cash management, fordi virksomheden kun har en enkelt placering. Hvis du beslutter dig for at udvide men ikke at gennemføre central cash management på det tidspunkt, kan du positionere din virksomhed for fremtidige ændringer ved at installere identisk software på alle dine placeringer. Det eliminerer interoperabilitetsproblemet, før det starter, og betyder, at du kan importere data som vilje fra nogen af dine forretningssteder. Vedligeholdelse af et distribueret kontanthåndteringssystem komplicerer arbejdet hos dine finansinspektører, da de skal indsamle og vurdere finansiel information fra alle kilder for at fastslå din virksomheds økonomiske situation.
