Teknologi har revolutioneret kontorudgangsprocesser, der gør kopimaskiner til gigantiske netværksprintere. Ligesom enhver bekvemmelighed giver udsigten til misbrug, kan kopimaskineres højkvalitetsproduktion lette misbrug af intellektuel ejendomsret. Når du overvejer, hvad disse maskiner kan tilbyde din skole eller virksomhed, kan deres positive resultater opveje deres ulemper, men deres negativer bør bede dig om at planlægge omhyggeligt for deres implementering og brug.
Dokument Reproduktion
Bortset fra multifunktionsprintere med lavt volumen afhænger kopimaskiner af toner, der ligner de forsyninger, du køber til din laserprinter. Jo mere du bruger på udstyret, desto bedre er dets opløsning, op til udstyr, der producerer output, der næsten ikke kan skelnes fra originale dokumenter. Fuldfarve eller sort / hvid - kun sort - disse maskiner kan pumpe ud store mængder kopier i kort rækkefølge. Den lethed og troskab, som de reproducerer kildemateriale med, kan medføre bekymringer om informationssikkerhed, datatyveri, ophavsretskrænkelse og forfalskning. I en forretningsområde kan et medicinsk eller juridisk kontor eller et scenario, der indebærer proprietære eller fortrolige data, kopimaskiner udgøre en trussel mod kontrollen af lovreguleret eller brugerdefineret information.
Funktionel bekvemmelighed
Tidlige kopimaskiner manglede automatiske dokumentfødere og kunne ikke samle multicopy-kørsler. Moderne udstyr gør en handling til at duplikere et dokument til en tilfældig handling. Netværk til hjemme- eller kontorcomputere, en af disse maskiner kan erstatte flere skrivebordsprintere med teknologi, der automatisk producerer tosidige kopier, sorterer og hæftes flersidede dokumenter, gemmer ofte genoptrykte formularer til øjeblikkelig overlapning, fax fra skrivebordet eller kopimaskinens glas og e-mails. dens output. Denne bekvemmelighed kan hurtigere og forenkle kontoroperationer, men kompleksiteten af kopimaskinens kontroller kan bevirke, at brugerne vælger de forkerte muligheder, spilder papir og forsyninger på ekstern udgang.
Driftsomkostninger
Fordi de fleste kopimaskiner opererer som laserprintere, smelter de en pulveriseret blanding af plast og farvestoffer på overfladen af ark papir. Denne fusionsproces er afhængig af varme, hvilket beder om en appetit for elektricitet, hvilket øger omkostningerne til kontorbrug. Kopimaskiner kræver også forbrugsstoffer, herunder toner, der kan koste mere end de tilsvarende forsyninger til laserprintere. Disse patroner med høj udbytte kan vare længere end sammenlignelige skrivebordsprintere, men denne ydelse bærer en højere pris. Især i højvolumenbetjening kan kopimaskiner også kræve periodisk service for at opretholde deres ydeevne. En servicekontrakt kan dække både forsyninger og vedligeholdelse, men det tilføjer en anden fast pris til din bundlinje.
Dataopbevaring
En kopimaskine, der gemmer dokumentoplysninger til øjeblikkelig tilbagekaldelse og udskrivning, og som faxer og e-mails, hvad du kopierer, bruger en intern harddisk til at bevare sideskanninger til kort eller lang sigt hentning. Denne datalagring forudsætter bekvemmelighed for kontorfunktioner, men det kan udsætte følsomme oplysninger for risikoen for utilsigtet eller bevidst misbrug. Ligesom enhver harddisk kan lagringsmekanismen i en kopimaskine give hemmeligheder længe efter at du sletter oplysninger og dokumenter fra den og kræver samme slags sikkerhedsbestemmelser, som gælder for computerens harddiske, når du sælger eller afmonterer et system.
