Kontanter er et selskabs mest likvide aktiv. Det er vigtigt at betale regninger og drage fordel af økonomiske muligheder. Virksomheder modtager kontanter fra forskellige kilder, herunder betalinger fra kunder, investeringsudbytte og salg af udstyr og forsyninger, blandt mange andre kilder. De fleste virksomheds konti har mange transaktioner i hele regnskabsperioden. De registrerer detaljerede oplysninger om disse transaktioner i pengebogen.
Datterselskab Ledger
Virksomheder bruger både en generel hovedbog og datterselskaber til at spore virksomhedens finansielle transaktioner. Hovedboksen indeholder kontooplysninger for hver konto, som en virksomhed anvender. Datterselskaber giver detaljerede oplysninger om specifikke konti. En kontantbogbog repræsenterer en type datterselskab. En kontantbogbog registrerer detaljerede oplysninger for separate kontanter. Disse konti kan adskilles baseret på individuelle bankkonti eller baseret på individuelle placeringer.
Kontospecifik
Nogle virksomheder opretholder flere bankkonti. Hver bankkonto kan bruges til at styre specifikke funktioner i virksomheden. Mange virksomheder bruger for eksempel en bankkonto strengt til lønningslisten, udsteder alle lønningsposter fra den og deponerer tilstrækkelige midler med jævne mellemrum til at dække alle udstedte emner. En kontantbogbog opretholder en separat transaktionsnotering og en løbende saldo for hver enkelt bankkonto. Når virksomheden udsteder betaling fra - eller indbetaler et beløb til en bestemt konto, registrerer den den pågældende betaling i den tilsvarende kontantbogbogskonto.
Stedspecifikke
Nogle virksomheder opretholder separate kontante konti for individuelle firmaer. Hver kontokonto bruges til at kontrollere specifikke kontanttransaktioner, der gælder for et bestemt sted. Kontantboksen opretholder en separat transaktionsnotering og en løbende saldo for hver placering. Når en placering udsteder en betaling eller registrerer et depositum, registreres transaktionen i den tilsvarende storbogskonto.
Kontant balance
Summen af alle kontante balancer skal svare til den samlede kontantsaldo, der er registreret i selskabets hovedbog. I slutningen af måneden gennemgår virksomheden hver kontoudskriftskonto og afstemmer saldoen fra kontoen til sikkerhedskopieringsdokumentationen, som omfatter bl.a. kontoudskrifter, indbetalinger og annullerede checks. Efter afstemning af hver kontantbogbogskonto opgør virksomheden balancerne for alle kontante konti og sammenligner dette beløb med den primære kontosaldo. Eventuelle uoverensstemmelser skal undersøges.
