Når du leaser i stedet for egen ejendom, giver du et løfte om at betale leje, vedligeholdelsesafgifter og andre udgifter til udlejeren. De kontanter, du betaler hver måned eller kvartal, hedder en huslejeudgift. Disse penge optages i din resultatopgørelse i den måned, som lejen vedrører. Forudbetalt leje er leje, som du betaler forud for forfaldsdagen. Det repræsenterer en forskudsbetaling for en fremtidig fordel, så du optager det som et aktiv for virksomheden.
Hvad er forudbetalt leje?
Når en virksomhed leaser lokaler som et kontor, en butik eller en fabriksbygning, er lejen almindeligvis forfalden i den måned eller kvartal, der er dækket af lejebetaling. Juni's leje kan for eksempel forfalde den 31. maj eller 1. juni. Mange virksomheder betaler leje med check. Det betyder, at de skal organiseres og få checken i posten et par dage før forfaldsdagen. I modsat fald kan ejeren ikke modtage lejekontrollen i tide, og virksomheden kan blive ramt med alvorlige kommercielle konsekvenser som renter, sene gebyrer og en mulig udsættelsesmeddelelse.
Forudbetalt leje er simpelthen det beløb, der betales til leje forud for lejeperioden, som det vedrører. Når du skriver en check i maj, der dækker lejen for juni, har du lavet en forudbetalt lejebetaling. Nogle virksomheder kan forudbetale leje med et par dage hver måned for at sikre, at lejekontrollen ankommer til tiden. Andre vælger at betale flere måneder for at leje på forhånd af kommercielle grunde, for eksempel for at få en lejebeløb eller bare for forsikringen om at vide, at lejen er betalt. Uanset dine grunde, hvis du springer åbner checkbooket før lejen forfalder, betaler du lejen.
Hvad er lejeudgifter?
Lejeudgifter er alle omkostninger i forbindelse med leasing af en ejendom i en rapporteringsperiode. Det omfatter naturligvis lejen, du betaler hver måned eller kvartal, men det inkluderer også andre udgifter, der er nødvendige for at udnytte en ejendom. For eksempel kan du betale ekstra penge til dækning af ting som forsikring, vedligeholdelse, reparation af de fælles områder af bygningen og sikkerhed.
Lejeudgifter er faste omkostninger i modsætning til variable omkostninger, hvilket betyder at du skal betale dem hver måned eller kvartal uanset hvor meget du producerer. Selvom du lukker driften i en måned, skal du stadig betale din leje og andre leasingforpligtelser. Som sådan kan lejeudgifter være et væsentligt afløb for virksomhedens driftsindtægter.
Hvad er forskellene mellem forudbetalte leje og lejeudgifter?
I lejers vilkår er forskellen simpel: En lejeudgift er det beløb, du skal betale i henhold til en lejekontrakt, og forudbetalt leje er enhver lejegods, du betaler forud for forfaldsdagen. I regnskabsret bliver tingene lidt mere komplicerede.
Lejeudgifter falder generelt under kategorien Sælge, Generelle og Administrative Udgifter, der gør det på resultatopgørelsen. Andre SG & A-poster omfatter så forskellige udgifter som lønninger, kontorartikler, forsikringer og retssager. Lejeudgifter er klassificeret som SG & A, fordi en virksomhed bruger sin ejendom til at drive og tjene penge.
Producentselskaber kan behandle deres lejeomkostninger lidt anderledes. Det er meget mere almindeligt for disse virksomheder at medtage lejeudgifter som en del af fabrikkens overhead. Det skyldes, at husleje til fabrikkerne er bundet til produktion - uden en fabrik ville der ikke være noget produkt. Leje, der ikke er bundet til produktion som kontorlokaler opkræves af SG & A. I slutningen af dagen er det imidlertid ikke rigtig noget, hvilken kategori rentekostnaden ses - bundlinjens effekt er den samme.
Hvad er bundlinieffekten? Når du optjener en huslejeudgift, krediterer du kontokontoen og debiterer huslejen / SG & A-kontoen. I resultatopgørelsen er SG & A-omkostningerne opført under omsætning og vises i samme blok som andre omkostninger, såsom afskrivninger og omkostningerne ved solgte varer. Samlede indtægter minus omkostningerne ved solgte varer giver din bruttoavance. Bruttoresultat minus driftsomkostninger - SG & A - svarer til driftsindtægter. Driftsindtægter er et mål for, hvor meget af dine indtægter i sidste ende bliver overskud, efter at revisorer har fratrukket ting som skatter. Så jo større din huslejeudgift er, jo lavere er driftsindtægterne. Lejeudgifter har direkte indflydelse på mængden af kontanter i virksomhedens hvælving.
For at forstå, hvordan forudbetalt husleje passer ind i denne analyse, skal du vide, at en huslejeindtastning vil oplyse omkostningerne ved besættelse af rum i det tidsinterval, der er angivet i resultatopgørelsen - selvom lejen ikke blev betalt inden for den pågældende periode. Så hvis ABC-selskabet forbereder sin resultatopgørelse for juni, og junis leje kommer til $ 5.000, vil ABC registrere en lejeudgift på $ 5.000. Virksomheden foretager den samme post, uanset om den betalte lejen i juni eller maj.
For at håndtere denne timinganomali skal virksomheden registrere det forudbetalte beløb, der endnu ikke er forbrugt. Det gør dette i balancen Aktuel aktiver i balancen. Tilbagevendende til ovenstående eksempel, hvis ABC betalte lejen i maj, ville det optage forudbetaling på $ 5.000 som omsætningsaktiver indtil kostprisen faktisk er afholdt. Til regnskabsformål er forudbetalt leje en fordel, som selskabet endnu ikke har haft, men vil nyde på et eller andet tidspunkt i fremtiden. Det er et aktiv for virksomheden.
Hvorfor virksomheder bruger forudbetalt leje
Virksomheder bruger for det meste forudbetalt udlejning af kommerciel nødvendighed. En af de væsentlige bestemmelser i en kommerciel lejekontrakt vedrører lejebetalingsfristen. Normalt udbetales den årlige leje i 12 lige betalinger uanset hvilken dato lejemålet angiver eller i fire lige betalinger. Hvor lejen udbetales kvartalsvis, vil lejekontrakten angive de fire lejebetalingsdatoer som 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober. Der er ingen magi til disse datoer - de er lige kommet op efter konventionen.
Hvad du vil finde er imidlertid, at du altid bliver bedt om at betale leje en måned eller tre måneder i forvejen, hvilket giver anledning til en forudbetalt lejesituation. Banker og realkreditinstitutter insisterer normalt på, at udlejere har lejebetalingerne, der kommer ind, inden realkreditbetalingen forfalder i samme periode; der er en større chance for, at realkreditbetalingen vil blive dækket af lejebeløbet. Så har du svært ved at finde en udlejer, som vil lade dig betale forpagtede leje.
I nogle tilfælde kan du vælge at betale mere end en udlejningsbetaling på forhånd. For eksempel kan du tilbyde at betale et helt års leje foran for at sikre en bestemt ejendom, når konkurrencen er hård. Eller du kan måske acceptere at betale et par måneders leje på forhånd i stedet for noget andet sødemiddel, såsom en 10 procent rabat på lejen. Hver virksomhed vil have sine egne kommercielle drivere til at lægge en konvolut af kontanter på bordet.
Den eneste ting, du ikke kan bruge forudbetalt leje til, er at få yderligere skattefradrag. Generelt vil en virksomhed kræve et fradrag i det samme år, at det betaler virksomhedens omkostninger. Så hvis du har betalt en forsikringspræmie på $ 2000 i 2018, vil du gøre kravet om fradrag i 2018. Forestil dig nu, at du har en flerårig forsikringskontrakt med en pris på $ 2.000 om året. Hvis du har lyst, kan du betale præmierne 2018 og 2019 på samme tid og fratrække betalingen på $ 4.000 i 2018. Dette kan være en fordel afhængigt af din skattesituation. Desværre er forudbetalt husleje en undtagelse fra fradrag, når du betaler reglen. Hvis du betaler $ 50.000 i juni for en års rentesats, kan du kun fratrække syv måneders leje den 31. december.
Leje Udgifter Eksempler
Et vigtigt element i kommerciel leasing er, at lejen sjældent forbliver ensartet over leasingperioden. De fleste virksomheder underskriver lejekontrakter med fem eller ti år med en bestemmelse om, at lejen vil stige årligt, enten som en fast procentstigning eller i takt med inflationen. I stedet for at tage højde for fluktuerende lejebetalinger er det almindeligt at oplyse en virksomheds lejekostnader som et sammenhængende beløb fra måned til måned. Dette kaldes den lineære regnskabsmetode.
Antag for eksempel at XYZ-selskabet underskriver et lejemål på 1 år for at starte den 1. januar. Lejen er $ 2.000 pr. Måned i de første seks måneder. Herefter er lejen $ 2.500 pr. Måned. Ved hjælp af lineær metode vil XYZ gennemsnitlig udleje betaling for hele lejekontrakten. I dette eksempel er lejen seks måneder på $ 2.000 og seks måneder på $ 2.500 eller $ 27.000 i alt. Del dette beløb med 12-måneders lejekontrakt, og du får en gennemsnitlig betaling på $ 2.250 pr. Måned. Selskabet registrerer denne lejeudgift på den månedlige resultatopgørelse.
Selvfølgelig svarer lejens udgiftstal ikke sammen med virkeligheden. I løbet af de første seks måneder betaler XYZ $ 250 mindre end den registrerede lejeudgift hver måned. I andet halvår betaler den 250 dollar mere. For at forene disse forskelle skal virksomheden bruge en udskudt lejeudgiftskonto.
XYZ Company vil ganske enkelt tilføje $ 250 pr. Måned i den udskudte lejeudgiftskonto fra januar til juni og derefter trække $ 250 fra den udskudte lejeudgiftskonto fra juli til december. I december viser kontoen en saldo på nul. Ved brug af den udskudte lejeudgiftskonto sikres, at XYZ Company registrerer lejeudgifter i overensstemmelse med de lineære regler, samtidig med at de faktiske lejebeløb indbetales på resultatopgørelsen.
Forudbetalt leje regnskab
Forudbetalt leje er vist som et aktuel aktiv i selskabets balance. Hver gang selskabet betaler leje på forhånd, skal det debet de nuværende aktiver opgøres for udbetalingsbeløbet, og skriv derefter en samtidig kreditindtastning til kontantkontoen. Så hvis XYZ Company betalte hele $ 27.000 årlige leje i forvejen, ville det debitere de nuværende forudbetalte aktiver for $ 27.000 og kredit kontant for $ 27.000.
XYZ Company skal derefter foretage en justering for at tage højde for den del af den forudbetalte leje, som den bruger op hver måned. Det gør det ved at overføre den forudbetalte omkostning til resultatopgørelsen for den periode, hvor virksomheden udnytter lejen. Så på et tidspunkt i løbet af hver 12 måneders leasingkontrakt ville det genkende (debitere) en lejeudgift på 2.250 USD og nedskrive (forudbetalt) det forudbetalte aktiv med samme beløb. Dette opkræver endelig forskud til udgift.
Sammenfattende skal du opbevare den forudbetalte leje som et aktiv på balancen indtil den måned, hvor lejen er forbrugt. Derefter opkræver du det på bekostning. Hvis du glemmer at flytte forskudsbetaling til lejeudgiftskonto i den måned, som lejen vedrører, vil dine årsregnskaber overrapportere aktivet og underrapportere omkostningen. Det er vigtigt at holde styr på den forudbetalte lejeafdeling på den aktuelle aktiveringskonto og opdatere listen, inden du lukker bøgerne i slutningen af hver måned.
