Knowledge management, KM, systemer forbedrer informationsstyrken ved at tilføje kontekst- og forholdsdata til gemte dokumenter. De seks trin i vidensstyring omfatter opbygning, indsamling, analyse, indeksering, lagring og formidling af information. Ved at tilføje oplysninger til dokumenter, enten gennem tags eller semantisk analyse og tema ontologier - de udtryk, der bruges til at beskrive og repræsentere et område med viden - kan brugerne finde komplette svar hurtigere.
Business Intelligence
Forretningsinformationsfolk samler information fra flere kilder for at forstå deres virksomheds konkurrenter, markedspladsen og kunderne. En del af forretningsanalytikerens job kræver, at der gives rettidig information til beslutningstagere. Et KM-system giver analytikeren mulighed for hurtigt at producere meningsfulde rapporter ved kun at udvinde relevante data og kilder fra lagrede dokumenter baseret på søgeord, kontekst og forholdsoplysninger, der er tilføjet som tags til de lagrede data.
Projektledelse
Flere aspekter af projektstyring har gavn af erfaringer og erfaringer fra tidligere projekter, herunder omkostningsberegning, risikostyring og problemløsning. Når organisationer bruger formelle vidensstyringssystemer til at indhente projektoplysninger, nyder den tilgængelige viden nye projektledere, når de lærer deres håndværk. KM-systemernes kernekomponenter letter kommunikationen af relevant information blandt projektteammedlemmer, især når holdet arbejder på flere geografiske steder. NASA brugte KM værktøjer på flere programmer og rapporterede eksponentielt reduceret tid, der kræves for at udvinde data til analyse og rapport oprettelse.
Beslutningsstøtte
Mennesker træffer bedre beslutninger, når de bruger rettidig og relevant information. Fordelen ved et vidensstyringssystem til beslutningsstøtte omfatter kun at finde relevant information på grund af de tilføjede kontekst- og forholdsdata. KM-systemer tilbyder ofte intelligente søge- og displayteknologier, der letter forståelsesmønstre og relationer.
Kunde service
Hjælpebænke og kundeservice hjælper brug af vidensstyringssystemer, der sporer lignende problemer og tilbyder succesfulde løsninger baseret på feedback. Ved at anvende informationsudvidelsesteknologier som ontologier tilpasser KM systemer til brugernes spørgsmålstype. NIH rapporterer, at patienthjælpeskrifterne modtager hundredvis af e-mails om dagen. Ved hjælp af en KM-baseret medarbejderkompetenceprofil, hjælper hjælpepersonale spørgsmål til den mest passende ekspert. Andre organisationer har med succes udvidet deres helpdesk-funktionalitet ved at oprette et automatiseret spørgsmål til kundestyringsspørgsmål.
