Planlægning er en af de menneskelige administrative opgaver, som ingen ønsker at gøre; Men manglende udvikling af en systematisk måde at registrere vigtige datoer og milepæle kan ødelægge de bedste planlagte planer. En masterkalender skal indeholde vigtige datoer, være automatiseret og inkludere et kittelsystem til at underrette folk om kommende datoer. For at skabe en master kalender effektivt skal den være intuitiv, effektiv og have velskrevne procedurer for alle brugere.
Udpege en person til at holde ansvaret for vedligeholdelse og backup. Denne person skal være ansvarlig for at gennemgå og indtaste nøgledata på kalenderen før distributionen.
Indtast slutdatoer og frister. Slutdatoer er måske den vigtigste grund til at oprette og opretholde en fælles mesterkalender. Disse datoer skal skille sig ud og indtastes med fed skrift, farvet eller alle hætter.
Arbejd med fagfolk og supportpersonale til at bestemme tickler datoer inden deadline. Dette afhænger af aktiviteten og organisationen. For eksempel kan du give en påmindelse en uge før et stort budgetmøde. En glad happy hour kan dog kun kræve en påmindelse en time før arrangementet. Du vil også gerne bygge i tid til rejser, hvis begivenheden ikke er i umiddelbar kontor.
Bestem en proces for at informere brugere om ændringer. Dette kan være en formel eller uformel proces. Det skal dog klart fremgå af procedurerne. Du skal også give en måde at bekræfte ændringen på. Dette kunne være en hurtig email med en bekræftelsesanmodning til alle medarbejdere eller møde deltagere.
Giv mulighed for at inkludere opfølgningsdatoer. Opfølgningsdatoer er datoer, der kommer op som et resultat af et andet møde. Det vil sige, de er knyttet til et oprindeligt møde. Et eksempel ville være en AR (handling påkrævet) for finansiering at afslutte inden næste møde. At kunne vedhæfte opfølgningsdatoer til det oprindelige møde er en god måde at automatisere processen og bringe mere effektivitet til næste møde eller begivenhed.
Udskrive hovedkalenderen både dagligt og ugentligt og distribuere. Dette er valgfrit afhængigt af organisationen.
Placer kalenderen på en central placering. Dette kan være online, i en delt fil eller på et fælles opslagstavle.
